結婚式前日20時「席次表しか作ってません」思わぬミスが発覚…元プランナーも青ざめた新郎新婦の“勘違い”

こんにちは、yukimaruです。

今回は、繁忙期あるある。繁忙期には多くのトラブルが勃発します。

繁忙期のプランナーは、毎日が勝負！そんな時に起こるトラブルを少しだけご紹介します。

「席札がない…」 式の前日に発覚‼なんとかして間に合わせなければ‼

3月のウエディング業界は繁忙期真っ只中。3月の3連休、私の担当は連休数より多い4件。
連休の中日に連休の中日に1日で2件を担当していました。

結婚式の担当だけではなく、未来のお客様の打ち合わせもパンパンに入っているため、一息つく暇もありません。

それを事前にわかっていたため、4件の結婚式の最終確認、打ち合わせのタイムスケジュール作成などを連休前に行っていました。

その甲斐あってか1日目は順調に終了し、いよいよ中日の2件がある明日のための準備を始めたのが19:30頃でした。

会場の様子もバッチリ！と安心しているところに、1件目のお客様が明日使う荷物を持ってきました。

しかし、その荷物の中には「席札」がありません。

忘れたのかな？と思い新婦様に聞くと、新婦様は目を丸くして

「え？式場で用意されているものだと思って、席次表しか作っていません。」

と。お2人は、ペーパー類をすべて手作りされるということだったので、式場でももちろん手配していませんでした。

「手作りとおっしゃっていましたよね？」などやり取りをしたところで、今ないのが事実…
時間は20:00、すでに業者は閉店しており、依頼もできません。

新婦様の顔を見ると、今にも泣きだしそう…

「よし！私いまから作りますね！クオリティは保証できませんが我慢してもらえますか？そして、お二人は、すぐに帰宅して、明日は結婚式だからゆっくり過ごしてください！そして晴れ晴れとした顔で明日会いましょう！大丈夫必ず間に合わせます！」

夜通し作業…目の下のクマ、体力の限界‼でも、新郎新婦の幸せそうな顔ひとつで疲れも吹っ飛ぶ‼

21:00、新婦様の好きそうなデザインの紙を探し、ゲストの名前を打ち込み、プリントアウトをひたすら繰り返し、なんとか100枚終わったのが夜中の1時でした。

一応、新婦様にメールだけしておいて、そこから帰宅した時には夜中の2:00。

次の日の朝は、1件目の担当のお客様が朝の6:00入りだったので、1時間ほどの仮眠をし、出発しました。

私の体調や事情なんてお客様には関係ないので、なんとか集中し、笑顔で無事施行、2件目の準備に向かいます。

すると、昨日の私の事情を知っているスタッフたちが、ほとんどの準備を終えていてくれて、私は最終チェックするのみとなっていました。

体力と気力の限界が近かった私は、その優しさが身に染み、涙し、元気をもらって気合を入れなおしました。

そして、無事該当の新郎新婦の式も始まり、お開きには新郎新婦の幸せそうな顔を見ることができ、私も幸せな気持ちになりました。

プランナーとしての心得

今回のことで、改めてプランナーとして学んだことがあります。

プランナーはウエディングのプロ、経験を積めば積むほど知識も増えるため、お客様の前で当たり前のように業界用語を使ってしまいます。

今回は「席札」と簡単なようですが、日常で席札という言葉を使うことはほぼありませんよね？

私たちが当たり前のように使う言葉は、お客様にとって当たり前ではないことを再度認識し、ひとつひとつの説明を丁寧にすることの大切さに気付きました。

また、プランナーにとっては繁忙期といえど、お客様にとっては一生に一度の結婚式です。

緻密で計画性のある準備、一人で抱え込もうとせず、周囲に助けを求められるよう、日頃からスタッフと信頼関係を築いておくことの大切さも改めて感じさせられた、そんなトラブルでした。

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ライター：ゆきまる

大学卒業後、フリーターを経てウェディングトップの大手の会社に入社。ウエディングプランナーを10年経験し、その後、支配人を5年、エリアマネージャーとして全国の店舗の管理する活動。現在は、Webライターとして活動。ウエディングプランナーから培った「人をう気持ち」を大切に、コラム記事からSEO記事まで幅広く執筆中。

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