後輩の「分かった」が続く業務チャット、会議室で聞いた返信の理由

呼び出した会議室で、後輩が口にしたのは反抗的な言葉ではありませんでした。その答えを聞き、私は用意していた注意とは別の伝え方を考えることになります。

業務チャットには、後輩から届いた「分かった」という短い返信がいくつも並んでいました。

そっけない返信の始まり

私は営業事務として、この春に配属された後輩の指導を任されていました。業務の連絡にはチャットを使い、細かな指示も履歴に残す決まりです。「会議資料の修正、明日までにお願いね」そう送ると、後輩からすぐに「分かった」と返信が届きました。席で話すときは、「はい、やります」と丁寧に答える後輩です。それなのに、チャットでは敬語のない短い言葉だけが返ってきます。最初は急いでいたのだと思いました。しかし、その後の依頼にも「分かった」「今やる」といった返信が続きました。

「やればいいよね？」

数日後、後輩から確認のメッセージが届きました。「先輩、資料の修正って明日までにやればいいよね？」私はその文面を読み返しました。仕事内容は正確で、頼んだ作業も期限までに終わります。ただ、返信だけを見ると、同期の友人へ送るような話し方でした。私は「そうです。よろしくお願いします」と返しました。こちらが丁寧に書けば、後輩も気づくかもしれないと思ったのです。それでも、返ってきたのは「分かった」でした。年下から軽く扱われているのだろうか。注意のメッセージを打ちかけましたが、文章だけでは強く伝わりすぎる気がして消しました。

会議室で聞いた答え

同じ返信が続くうち、このまま見過ごすこともできないと思い、私は後輩を会議室へ呼びました。「チャットの言葉遣い、何か理由があるの？」後輩は自分が送った返信を見てから、頭を下げました。「チャットは会話じゃなくて、仕事の内容を残すメモみたいなものだと思っていました」。後輩は、口頭では相手に合わせて敬語を使う一方、チャットは用件さえ伝わればよいと考えていたそうです。「早く短く返すほうが仕事ができるように見えると思って、敬語まで省いていました」悪意があったわけではありません。ただ、返信の速さを優先し、受け取る相手がどう感じるかまで考えていなかったのです。私は、「短く返すことと、言葉遣いを省くことは違う」と伝えました。

そして...

長い文章を書く必要はなく、「承知しました」「確認しました」と返せば十分だと説明しました。分からない表現があれば、送る前に聞いても構わないとも伝えました。翌週、私が資料の修正を頼むと、後輩から返信が届きました。「承知しました。明日までに修正します」以前より少し長くなっただけですが、受け取った印象はまったく違いました。私は内容を確認し、「お願いします」と返しました。業務チャットには今も短い返信が並んでいます。ただ、その中に「分かった」という言葉は、もう増えていません。

（20代女性・営業事務）

本記事は、ハウコレ読者への独自アンケートに寄せられた実体験をもとに制作していますが、個人が特定されないよう、一部設定を変更しています。

（ハウコレ編集部）