【ビジネスマナー】新社会人必見！名刺はまるで相手の「分身」？いまさら聞けない「名刺交換」の基本をチェックしよう

新生活を迎える新社会人にとって、ビジネスマナーは最初に突き当たる壁とも言える。なかでも名刺は社会人デビューして初めて手にする人も多く、名刺交換は社会人として身につけておくべき基礎的なビジネスマナーの1つだ。そこで今回は、名刺の渡し方・受け取り方のマナーや、もらった名刺の取り扱いの注意点などを紹介する。

名刺の渡し方と受け取り方

名刺交換はビジネスの世界でとても重要なステップで、初対面の相手と最初に行うコミュニケーションになる。名刺には個人情報が記載されているので、自分や相手の分身と思って丁寧に扱うべきもの。名刺交換で初対面の相手からの印象を大きく損ねてしまわないよう、マナーを意識してなるべく丁寧に交換することが重要だ。

スムーズに名刺交換を行うためには、カバンから取り出しやすい場所、もしくは上着の内ポケットなどに入れておく必要がある。訪問した側が先に名刺を出せるようにしておくのがマナーだ。名刺交換は立って行うのが一般的。名刺は相手が読みやすい向きにし、名刺入れの上に乗せた状態で、両手に持って差し出す。また、そのタイミングで社名や部署、氏名を名乗るようにしよう。相手の名刺よりも低い位置から自分の名刺を差し出すことも丁寧な印象を与えるために意識したほうがよい。机越しに行わないよう注意も必要だ。場所が狭くて難しい場合は、「机の上から失礼いたします」とひと言添えるようにしよう。

名刺を受け取る側は、両手で受け取るのが基本。名刺交換を同時に行う場合には右手で差し出し、左手で受け取るようにする。名刺を受け取った際には「ちょうだいいたします」という言葉を忘れずに。片手で受け取っていたとしても、すぐに両手で持ち直すようにしよう。交換したあとの名刺をどのように扱うかも注意が必要だ。名刺は相手の分身、ということを忘れずに丁寧に扱うようにしよう。

もらった名刺はどう扱えばいい？

名刺交換を行ったあとは、そのまま席に着いて打ち合わせなどが始まることも多い。そんなときに名刺の扱い方で迷っていたら、スムーズに打ち合わせを始めることができないので、受け取った名刺をどうすればいいかもしっかりと覚えておこう。もらった名刺は、名刺入れの上に乗せて、机の上の部屋の上座側に置く。複数人が出席していて、手元に名刺も複数枚ある場合は、相手の座った席順に合わせて並べることで、名前も覚えやすくなる。また、相手のなかで最も立場が高い人がわかる場合には、その人の名刺を名刺入れに乗せるとベターだ。

会議や打ち合わせなどが終わったあとも名刺はぞんざいに扱ってはいけない。名刺は大切な個人情報なので、決して紛失しないように注意しよう。もらった名刺をファイリングし、名刺の裏やメモに受け取った日時、場所、本人に関する情報などを残しておくと、後々のやり取りの際にも役に立つ。最近は名刺管理アプリも主流となっているため、そこに登録をして管理するのもおすすめだ。もちろん、打ち合わせや会食のあとには、名刺に書かれている連絡先宛てにお礼のメールを送ることも忘れずに。

イレギュラー対応もばっちり！増田さんに聞く初対面のやりとりや名刺交換での注意点

今回は、複数人同士で名刺交換をする際の順番や、名刺を忘れてしまった場合の対応など、さらに実践的な名刺交換のマナーについて、ビジネスマナー・コミュニケーション講師の増田さんに聞いた、誤った敬語が広がった背景や、意識すべき点も合わせて紹介する。

――初対面の相手の呼び方に迷った場合には、どう対応すればいいですか？

【増田さん】ビジネスの場において呼び方の基本は、最も公式性の高い肩書き＋名字です。呼び方に迷った場合は、名刺に記載されている会社名・役職を基準にすると安心です。

――複数人と名刺交換する際の順番を教えてください。

【増田さん】名刺交換は役職が高い人から順に行うのがマナーです。それぞれの会社ごとに名刺交換する人が複数いて、同時に交換を行う場合は、相手の会社内での関係性に注目して、自然な流れを作ることが大切です。

――名刺を忘れた場合にはどう対応すればいいですか？

【増田さん】もし名刺を忘れてしまった場合には、「申し訳ございません。本日名刺を切らしておりまして」と正直に伝え、後日必ずあらためてお渡しする一言を添えることが大切です。誠実対応が印象を守ります。

慣れないビジネスマナーは、社会人が最初に突き当たる手ごわい相手。しかし、正しい知識や常識を身につけて仕事に臨めば、新社会人でも1人のビジネスマンとしてステップアップするチャンスに巡り合えることだろう。ビジネスの世界において、名刺は自分や相手の分身のようなもの。初対面で最初のコミュニケーションの機会となる名刺交換で悪印象を抱かれないよう、ビジネスマナーに従って、丁寧な名刺交換を心がけよう。

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