封入・仕分けゼロの住民税配布！オリーブシステムズ「個人住民税通知Email自動配信システム」

記事ポイント

毎年5〜6月の住民税通知シーズン、各社員への封入・仕分け・手渡しを担当者が手作業でこなす配布業務は、多くの企業の人事・総務部門にとって大きな負担です。

オリーブシステムズが2026年5月に販売を開始する「個人住民税通知Email自動配信システム」は、その一連の作業をEメール配信で自動化する仕組みです。

令和6年度（2024年度）から個人住民税特別徴収税額通知の電子化が制度として始まり、事業者はeLTAX（地方税ポータルシステム）経由で電子データを受け取れるようになります。

しかし電子データを受け取っても各社員への配布は手作業のままという企業が多く、封入・仕分け・手渡しの手間は変わらないのが実情です。

本システムはその「最後の手間」をまるごと自動化します。

eLTAXからダウンロードした住民税通知ZIPファイルとパスワード用PDFをシステムに読み込ませるだけで、社員一人ひとりのメールアドレスへ自動で配信が始まります。

担当者が手作業で配布物を用意する必要がなくなり、配布コストと人件費を同時に削減できます。

企業・市町村・国立大学など多様な組織への導入実績があります。

eLTAXから取得した住民税通知ZIPファイルと、パスワードURLが記載されたPDFファイルの2点を、システムが各社員のメール宛てに自動送信します。

さらにオリーブシステムズ独自の機能として、パスワード用PDFに対してもZIP暗号化を施した上で配信でき、その解凍パスワードを伝える3通目のメールも自動で送ることができます。

暗号化から送信、パスワード通知までが自動で完結するため、情報漏えいリスクを抑えながら配布の手間を省けます。

受信側の対応環境は幅広く、iPhoneおよびiPadでは追加アプリなしでそのまま利用できます。

WindowsパソコンではZIP展開ソフト「7z」、AndroidスマートフォンではZIPファイル管理アプリ「ZArchiver」のインストールが必要です。

オプションとして、WebクラウドサービスとのAPI連携や、配信ファイルのファイル名変更カスタマイズにも対応しています。

住民税通知の電子化が本格普及するなか、配布業務のデジタル化は人事・総務部門の大きな課題となっています。

eLTAXデータの受け取りからメール配信までを自動化することで、毎年の住民税シーズンにかかる担当者の工数が大幅に減ります。

2026年5月から販売が始まり、今年度の配布シーズンに向けて間に合うスケジュールです。

「個人住民税通知Email自動配信システム」の紹介でした。

A. 事業者がeLTAX（地方税ポータルシステム）に事前登録していることが前提条件です。

eLTAX登録後、住民税通知の電子データをダウンロードしてシステムに読み込む手順に進めます。

A. Webクラウドサービスとの連携機能と、配信ファイルのファイル名変更カスタマイズの2種類が用意されています。

封入・仕分けゼロの住民税配布！ オリーブシステムズ「個人住民税通知Email自動配信システム」