「領収書が出てきた。まだ間に合うかな？」バザーの準備で予算決定前の立替が続いた→新年度の引き継ぎで新しく決まったルールとは

小学校のPTAで、その年の学年委員長を引き受けたのは、明るくて世話好きなママ友でした。頼まれごとを断らず、行事の準備でも誰より早く動いてくれる人です。

ただ、その行動の早さが会計では困ることがありました。

バザーの準備が始まったばかりの頃、彼女は大きな紙袋を提げて教室へ入ってきました。

中からお菓子や飾りつけ用の紙テープを出しながら、嬉しそうに言いました。

「バザーのお菓子と紙テープ、先に買ってきたの」

ところが、その時点ではまだ予算が決まっていませんでした。

会計係が「まだ金額が決まっていないから、次からは買う前に確認してね」とやんわり伝えると、彼女も「ごめん、早いほうがいいと思って」と答えました。

悪気がないことは分かります。それでも買い出し係だった私は、すでに購入された分を数に入れ直し、残りの予算で何を買えるのかを考え直さなければなりませんでした。

その後も、似たような立替が何度かありました。そのたびに確認し直せば済む話ではありましたが、少しずつ会計係の負担が増えていきました。

そして年度末、会計報告書をPTA本部へ提出する直前のことです。

彼女がバッグの中から、小さく折られた紙を取り出しました。

「領収書が出てきた。まだ間に合うかな？」

その分も計上する必要があり、報告書は作り直しになりました。翌朝、会計係は「昨日、数字を合わせ直すのにかなり時間がかかっちゃった」と疲れた顔で話していました。

私は彼女を責めるのではなく、本部役員にその年度に起きたことを伝えることにしました。

「予算が決まる前の立替と、あとから出てくる領収書が重なると、会計処理が止まってしまうことがありました」

本部も、誰かを名指しして注意することはしませんでした。

新年度の引き継ぎでは、全学年の委員に同じ案内用紙が配られました。立替をする場合は事前に確認すること。領収書は決められた時期にまとめて提出すること。書かれていたのは、それだけでした。

前年の出来事にも、特定の人の名前にも触れていません。

新しく会計を担当する人が、その紙を見ながら言いました。

「最初から決まっていると分かりやすいですね」

私も、その言葉にうなずきました。

誰か一人を責めても、その人が交代すれば終わってしまいます。でも最初から手順が決まっていれば、次に担当する人も迷いません。

前年の年度末には何度も確認し直した会計でしたが、新しい仕組みはそのまま次の委員へ引き継がれていきました。個人への注意ではなく、やり方そのものを整えたことが、一番穏やかな解決だったのだと思います。

※本記事は、GLAMが独自に実施したアンケートで寄せられた50代女性読者の体験談をもとに、プライバシーに配慮し、人物・状況・会話表現などを一部編集・再構成して記事化しています

※本コンテンツ内の画像は、生成AIを利用して作成しています。

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