【Excel時短術】マクロは難しい、は過去の話！ルーチン作業を“秒”で終わらせる最強の神機能3選

毎月同じシステムからデータをダウンロードし、同じ手順で列を削除し、同じ書式を適用する……そんな退屈なルーチンワークに嫌気がさしていませんか。Excelには、人間が行う操作を記憶したり、データの整形を自動化したりする強力な機能が備わっています。今回は、プログラミングの深い知識がなくても今日から始められる、業務を劇的に効率化するための自動化テクノロジーを3つご紹介します。

1：操作を記憶して再現する「マクロの作成」

定型的な書式設定やデータの転記手順を自動化する最短ルートが「マクロの記録」です。「開発」タブから記録を開始し、Excel上で行った一連の操作をそのままVBA（プログラム）として保存してくれます。保存したマクロはショートカットキーやボタンに割り当てることで、いつでも瞬時に実行可能です。一度仕組みを作れば、面倒な繰り返し作業をワンクリックで終わらせることができます。※保存時は「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」形式を選択してください。

2：データ整形を自動化する「Power Query（パワークエリ）」

外部から取り込んだデータを分析しやすい形に加工する際、強力な助っ人となるのが「Power Query」です。不要な列の削除、値の置換、データ型の変換といった加工手順（ステップ）をエディター上で設定すると、その工程がすべて記録されます。次回からは新しいデータを読み込ませて「更新」ボタンを押すだけで、全手順が自動適用されるため、日々のデータ加工に要する時間が劇的に短縮されます。

3：正確な期間を算出する「日付の差分計算」

プロジェクトの進捗管理や勤続年数の計算など、2つの日付間の期間を求める作業は「DATEDIF関数」で自動化しましょう。開始日と終了日を指定するだけで、その間の日数、月数、または年数を正確に算出してくれます。うるう年の計算ミスも防げるため、正確なスケジュール管理が可能になります。※この関数は入力候補（オートコンプリート）に表示されない隠れた仕様があるため、全ての引数を手入力するのがポイントです。

自動化の仕組みを一度構築してしまえば、日々の業務負担は劇的に軽減されます。

※マクロの記録ボタンが見当たらない場合は、Excelのオプションから「リボンのユーザー設定」を開き、「開発」タブにチェックを入れてください。

※ソフトウェアのバージョンにより操作画面や名称が異なる場合があります。

＜出典＞

クイック スタート: マクロを作成する - Microsoft サポート

Excel で Power Query 式を作成する - Microsoft サポート

2 つの日付間の差分を計算する - Microsoft サポート

※記事内における情報は原稿執筆時のものです。