【ビジネスマナー】新社会人必見！うまく活用すれば強力なツールも、使い方次第で大炎上!?「SNS」の基本をチェックしよう

新生活を迎える新社会人にとって、ビジネスマナーは最初に突き当たる壁とも言える。近年では、身近なコミュニケーションツールであるSNSをビジネスに活用するシーンが一般化。ちょっとした不注意が、大きなトラブルに発展してしまうこともある。そこで今回は、SNSを仕事に活用する方法と注意したいポイントを紹介する。

代表的なSNSと特徴をおさらい

SNSは「Social Networking Service」の略であり、「社会的なネットワークを築くためのサービス」という意味。代表的な4つのSNSをおさらいしておこう。

Facebook(フェイスブック)

29億人以上が利用する世界最大規模のSNS。SNSでも珍しい実名登録制で、職業や勤務先を記載しているユーザーも多いことから、人脈開拓にも利用される。ユーザーの年齢層が高いのも特徴。

X(エックス)

匿名アカウントが多く、拡散力が高いことが特徴のSNS。2023年7月にTwitter(ツイッター)からサービス名称が変更された。おもに140字以内のテキストを投稿する。企業アカウントとユーザーの距離が近く、親しみやすい傾向にある。

Instagram(インスタグラム)

写真をメインとしたSNSで、ファッションやコスメ、料理関連の注目度が高いのが特徴。ユーザーの年齢層が比較的若く、インフルエンサーの影響力も大きい。2016年にストーリーズ、2020年にリールといった機能が追加され、動画投稿も増えている。

LINE(ライン)

個人、グループなどでチャットや電話、ビデオ通話を無料で行うことが可能。細かな情報提供やクーポンの配布に向いている。また、スタンプ機能があることから、企業のオリジナルスタンプなどでPRすることもある。

知っておきたいインターネットでのマナー

SNSを運用するにあたって、知っておくべきインターネットでのマナーがある。SNSに関して、会社で独自に規則を設けている場合は、ルールに従うようにしよう。

まず、大前提としてプライベートなSNSで会社のことを書き込むのは基本的にNGだと考えておこう。場合によっては、個人だけではなく会社の信用問題にも関わってくる。必要だと考えられる場合は、書き込む前に、会社の方針や上長の確認を取ったほうがいいだろう。会社の人間関係や愚痴や悪口も、社会人として適切な行動とは言えない。企業批判と取られる場合もあるため、たとえ匿名や裏アカウントであっても一切書かないようにするのが最善だ。

SNSを仕事に活用するケースでは、どこまで情報を公開するかは人によって異なるものの、リスクについては把握しておきたい。顔や本名は、個人を特定される危険性がある。仕事のみで使うビジネスネームや、顔がはっきりとわからない状態にするなどの対策をしよう。同じく会社名や部署名にも注意。公開して発信する場合は、会社や上長の確認を取ってからにしよう。会社の人の実名も、名前を出す場合は必ず許可を得るようにしよう。

何気なく投稿した内容が危険や失敗を招くこともある。勤務地や最寄り駅は、行動範囲がわかってしまい、事件に巻き込まれるリスクが発生することを知っておこう。オフィスの写真や業務内容も、意図せず勤務先の機密事項を外部に漏らしてしまう可能性がある。十分に注意してほしい。

SNSを営業コミュニケーションに役立てる方法

営業やIT系の企業では、仕事のために個人のSNSを使用することもある。たとえば、SNSを通じて顧客とつながり、自社商品やサービスをすすめる営業手法を「ソーシャルセリング」といい、個人間でのやりとりから信頼関係を深め、顧客を獲得する。こういった場合では、プライベートではなく仕事の一環であることを忘れずに、正しい運用を心がけたい。

SNSは、企業PRと相性がいい。素早い告知を打てるため、スピード感をもって自社のニュース発信が可能になり、会社サイトからの発信にプラスすることで手軽に拡散できる。企業アカウントでブランディングをしたり、顧客とつながったりすることにも有益。SNSと連動したキャンペーンやイベントを開くことで、ユーザーにPRして集客することもできる。

また、営業であれば、SNSを顧客や取引先との連絡手段に用いるケースもある。直接会ったことがない相手でも、SNSを通じて手軽に、濃いコミュニケーションを取ることが可能。さらに、そこから新しいつながりも構築しやすく、人脈の開拓にも役立つ。取引先との連絡も、メールより簡単。出先などで必要な情報をスムーズに交換できるようになる。顧客やユーザーからの生の声を聞き取ることもでき、顧客との密接な関係を築くことができるだろう。

便利な反面、注意すべき点もしっかり把握しておきたい。第一に、相手との距離感。メールや電話よりも気軽なものになりがちだが、あくまで取引先であることを忘れず適切な距離を保ちたい。いきなり親しげなメッセージを送ると、非常識に思われるケースも多い。無意識のうちに失礼なものにならないよう、文章のトーンに気を付け、オフラインと同じように丁寧な関係構築に努めてほしい。

また、あからさまに営業だとわかるメッセージは、好感度を下げることにつながってしまう。定型文だとわかる内容は避け、きちんと個人を意識したメッセージを作成することが大切だ。

SNSならではの注意点として、友達申請のタイミングとリアクションの頻度にも気を付けたい。友達申請のタイミングはSNSによって異なる。本名で登録しているSNSに関しては実際に会って、何度かやりとりをしているなかで申請してもいいか確認するのがいいだろう。メッセージを添えて申請すると親切だ。さらに、SNSでは気軽にリアクションがとれるのも利点だが、すべての投稿にリアクションをするとわざとらしくなってしまう。いいと思ったものに、素直に反応したい。

ソーシャルセリングでは、個人アカウントであっても自分の発言がそのまま会社の発言とイコールになることを意識してほしい。発信していいこと、悪いことの見極めがプライベートアカウント以上に重要だ。投稿する前に、必ず問題がない投稿かを確認するようにしてほしい。

ここが危険！SNSでのトラブル

不特定多数の目に触れることになるSNSは、ホームページなどと違って拡散力もリーチ度も格段に上がっている。だからこそビジネスにも有効だが、その分不用意な発言が炎上やクレームにつながってしまう事態も起こりうる。

個人のSNSであっても、どの企業に所属しているのかを明らかにしていると、炎上が会社へと飛び火する場合がある。公への投稿は会社にも影響があることを心に留めておこう。SNSでトラブルの原因となりがちなのが、情報漏洩、誹謗中傷、ステルスマーケティングだ。投稿する前に、一度客観的に内容を確認するように癖をつけておくといい。

情報漏洩では、たとえば、自社の製品を有名人が使っていることを勝手に投稿するのはNG。顧客やユーザーの個人情報を流すのは大問題だ。発表前の情報や、出してはいけない情報を出してしまうことにも十分気を付けたい。

「使い勝手が悪かった」「食べてみたけどまずかった」など、製品に関するネガティブな発言は避けたほうが無難。誹謗中傷と取られてしまう可能性があるだけでなく、その販売元が取引先になる可能性もある。

自社製品やサービスのステルスマーケティングと取られる投稿にも注意が必要だ。宣伝であることを隠したやらせPRは、顧客から信頼を失うほか、景品表示法に抵触する可能性もある。会社名を明かした状態で自社の製品をほめたり、有名人やインフルエンサーにPRを依頼したりすることは問題ない。

社内関係においても、SNSの危険は潜んでいる。近年、問題となっているソーシャルハラスメントだ。上司や先輩とSNSでやりとりすることはよくあるが、いつの間にか勤務時間外でも連絡が来るようになると、プライベートが侵されたと圧迫感を覚える場合もある。

ソーシャルハラスメントにあたる行為で代表的なのは、フォロー・いいね・リポストの強要や、アカウントの監視・過度なリアクションなど。写真の無断投稿や実名での投稿のほか、プライベートでのメッセージや干渉もソーシャルハラスメントに当たる。自分がされる可能性だけでなく、自分が同僚や先輩にしてしまう可能性があることも忘れないでおきたい。

こういったトラブルを避けるためには、SNSでつながりたくない上司や先輩からの申請を断ることも必要。「個人の友達とのやりとり用なので」と丁重に断ったり、会社用のアカウントを作成して教えると、失礼に当たらないだろう。

ネットリテラシーを身につけよう

マナーとは相手が不愉快な気持ちにならないための最低限の行為。一方、リテラシーとはある特定の分野に関する知識や能力のこと。ネットリテラシーとは、適切にインターネットを使うために必要な知識や技能を指す。まずは基本の4つを押さえよう。

1つ目は、不特定多数の人が見ていることを意識すること。安易に個人情報を書かなくなり、投稿する内容を精査しようという客観性が生まれる。

2つ目は、一度発信したものは取り消せないと知ること。投稿を削除しても通信事業者には記録が残るため、なかったことにはできない。

3つ目は、故意でなくても加害者になることがあること。会話の流れで個人情報やプライベートなことをうっかり発信してしまい、無意識のうちに加害者になってしまうことがないよう注意したい。

4つ目は、情報の真偽を確かめること。ソースのない情報を鵜呑みにして発信したり、デマ情報だと気が付かずに拡散したりしないように気を付けたい。

加えて、セキュリティ対策とプライバシー保護も重要だ。自分自身だけでなく、取引先や顧客のプライバシーももちろん大切に。代表的な対策方法を4つ挙げる。

1つ目は、情報の公開範囲に注意を払うこと。メールやダイレクトメッセージなど特定の人に向けた情報をSNSに書くのはNG。

2つ目は、ウイルスや不正アクセスによる情報流出を防ぐこと。企業において、パソコンなどに入っている情報は個人に関するものや、自社のコアな情報など、社外秘なものが大半。外部からのアプローチで流出しないよう、セキュリティ強化のためのソフトなどを活用してほしい。

3つ目は、自動で消えるメッセージアプリを使用すること。社外秘のやりとりには特に注意してほしい。「シグナル」など自動で消えるメッセージアプリでは、設定した時間が経過すると勝手に削除されるため、スマホやパソコンの紛失・盗難による情報流出を防ぐことができる。

4つ目は、会社のPCや端末回線の私的利用をしないこと。個人的な利用はウイルス感染やメール誤爆などのミスが予測されるため、公私で使い分けたい。リモートワーク中はフリーWi-Fiを使うことも避け、社用携帯のテザリングや自前のポケットWi-Fiを使用しよう。

慣れないビジネスマナーは、社会人が最初に突き当たる手ごわい相手。しかし、正しい知識や常識を身につけて仕事に臨めば、新社会人でも1人のビジネスマンとしてステップアップするチャンスに巡り合えることだろう。拡散力やリーチ力に長けたSNSは、プラスにもマイナスにも大きな影響を与える。流出して困る情報は安易に投稿せず、ネットリテラシーを身につけて大きなビジネスチャンスにつなげてほしい。

※記事内の価格は特に記載がない場合は税込み表示です。商品・サービスによって軽減税率の対象となり、表示価格と異なる場合があります。