《プロに聞いた》ビジネスメールの【正しいマナー】知らずに恥をかいてるかも…。

2025.5.20

ビジネスメールには、ある程度決まったパターンがあります。基本のマナーを押さえておけば、失礼なメールを送ってしまうリスクを大幅に引き下げられるはず。では、ビジネスメールの書き方の基本を一緒におさらいしましょう。

タイトルには用件を簡潔に書く

ビジネスメールは、用件が一目でわかるようなタイトルにするのがマナーです。「お世話になっております」といった用件がわからないタイトルや、「○○○株式会社の××です」のような名乗るだけのタイトルは避けましょう。

ビジネスシーンでは、今やメールが主な連絡手段となりました。多くのビジネスパーソンはメールを効率よく処理するため、まずはタイトルを見て重要度を判断しています。開いてみないと内容が分からないメールは、ともすれば後回しにされてしまうかもしれません。

また、メールソフトやメールサーバの設定によっては、「お世話になっております」など挨拶のみのタイトルだと迷惑メールに分類されてしまうこともあります。重要なにメールの場合は、タイトルの冒頭に「【重要】」などの注意書きを入れて、目につきやすくするのもいいでしょう。

本文の最初に相手の名前を書く

メールの本文の書き出しは、必ず送信相手の名前を書きましょう。社外の人に送信する場合は、会社名・部署名・送信相手の名前を書くのがマナーです。もちろん、相手の名前には「様」を付けます。

最初に相手の名前を書くのは、送信ミスを避けるためです。またビジネスメールは、カーボンコピー（CC）で複数の相手に同時送信することも少なくないので、メインで送信したい人をはっきりさせる意味もあります。

挨拶文に続けて名乗る

ビジネスメールの書き出しは「いつもお世話になっております」という挨拶文が定番です。社内の人へのメールなら、「お疲れ様です」の挨拶で始めるのがいいでしょう。挨拶の後は「○○○株式会社の××です」といったように、送信者が誰なのか明記します。

メールの最後にシグネチャが入るよう設定している人がほとんどだとは思いますが、シグネチャまでスクロールしないと送信者が分からないのはちょっと不親切です。メールのタイトルで概要、本文の最初で送信者が分かると、受信した人もメールの処理がしやすくなります。

用件はなるべく短く簡潔に

メールのメインとなる用件は、なるべく短く簡潔に書くのがマナーです。補足説明などが必要な場合は、段落を分けて書くと読みやすくなります。

PCやスマートフォンの画面で文章を読んだ場合、紙に書かれた文章より理解度が低くなるという研究データがあります。そのためメールはなるべく簡潔に読みやすく書いたほうが、後のトラブルを避けられることでしょう。

メールの最後は締めの挨拶と署名

ビジネスメールの最後は「何卒よろしくお願いいたします」で締めるのが定番です。場合によっては「ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします」「ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします」といった形にアレンジしてもいいでしょう。

締めの挨拶に続いて、シグネチャを記載します。シグネチャは日本語に訳すと「署名」です。ビジネスメールでは、自分の会社名や部署名、名前、会社の住所、電話番号、メールアドレスをシグネチャとして記載することが一般的です。

多くのメールソフトには、設定したシグネチャを送信メールの最後に挿入する機能が備わっています。会社から、シグネチャに記載する内容を指定されることもあるので、先輩社員がどんなシグネチャを使っているのか聞いて、あらかじめシグネチャを設定しておきましょう。

メールの印象が自分の評価につながる

現代では、顔を合わせるよりも先にメールのやりとりをすることも増えてきました。メールの印象が、あなた自身の印象や評価に直結することも少なくありません。今一度、ビジネスメールのマナーを確認して、好印象や評価アップにつなげたいものですね。

監修者：栗栖佳子（株式会社宙代表取締役・ビジネスコーチ）

大学卒業後、人材サービス会社パソナで法人営業およびコーディネーターとして1万人以上の採用・面接・キャリアカウンセリング並びにスタッフや部下の人材育成に取り組む。2009年ビジネスコーチとして、株式会社宙（sora)を設立。
【コミュニケーション次第で人が変わり、組織が変わり、人生が変わる！】をモットーに、コーチング、アンガーマネジメント、「1on1」マネジメント等、レゴブロックやインプロなど多彩なワークショップを取り入れながら社員や管理職の意識改革、組織風土改革の研修やセミナー、講演活動を年間120回以上行っている。また、3人の子どもを育てながら働いてきた経験から、ワーク＆ライフマネジメント、リカレント研修、女性活躍推進アドバイザーとしてお互いの価値観にとらわれず、同感しなくても共感し合える組織作りを目指して活動中。

著書：才能を伸ばす人が使っているコミュニケーション増補改訂版ペンコム出版社