ドタキャンでも印象は変わる！マナー講師が教える「印象の良いキャンセルの伝え方」

おはようございます。好印象マナー講師の林慶子です。

ひとつのテーマを1週間意識して過ごすことで、マナーや心遣いが自然と身に付く！そんな連載コラムを毎週火曜日にお届けしています。

今週のテーマ「急なキャンセルの伝え方」

台風、大雪、体調不良…。楽しみにしていた約束に、やむを得ない事情で行けなくなることはありますよね。今回は、どのような伝え方をしたら印象がよいのかを、一緒に考えましょう。

【1】申し訳ない気持ちを伝わるように伝える

「仕方がない」場合もありますが、お相手との約束は、お相手の時間をいただいているのと同じ。その予定を変更させてもらう、という意識で、申し訳ない気持ちが「伝わるように」伝えましょう。特に電話では表情が見えないため、オーバー気味に伝えましょう。

• 急な連絡で本当に申し訳ありません。
• せっかくの機会だったのに、本当にごめんなさい。
• せっかく予定を空けてもらっていたのに、本当に申し訳ないです

【2】「行けなくなりました」だけで終わらない

キャンセルだけを伝えるのではなく、次につなげる一言まで添えましょう。

• 日にちを変えてもらってもいいかな？
• 改めて会えるのを楽しみにしています。
• 落ち着いたら、改めて日程を相談させてもらってもいいかな？

【3】キャンセル料を考慮する

予約をしている場合は、必ずキャンセル料を確認しましょう。たとえキャンセル料が必要なくても、支払う意思を伝えることで、お相手は安心しますね。

急なキャンセルの場合、行かないとしても、すでに料理を準備していたり、他のお客様の予約を断っていたりすることもあります。そのため、規定によっては全額支払うのもやむを得ない、と考えましょう。

• 行けなくなって本当にごめん！キャンセル料は払うから、わかったら金額を教えてほしい。
• 予約してくれていたコースの料金は、今度お支払いするね。本当にごめん。
• キャンセル料は、どのようにお支払いしたらいいかな。

＊＊＊＊＊

いかがでしょうか。たった一言でも印象は大きく変わります。

キャンセルはやむを得ないこともありますが、それでもお相手の時間を大切にしている気持ちや、お相手の立場に立った一言を添えて、「なるべく早く」連絡ができるといいですね。

ビジネスマナーの基本！「間違えやすい言葉遣い」とその正しい使い方3選

春からの新生活、ビジネスの場でも周囲に良い印象をもってもらいたいですよね。そんなときに差がつくのが、社会人としてのマナーや正しい言葉遣いです。でも、意外と間違えやすい表現…

記事を読む

それでは、また次回！Have a ごきげん day!

このコラムは【毎週火曜日】更新です。次回もお楽しみに！