「ついついやりがち…」→【Excel】やってはいけない“４つのNG行為”とは？

データをチームで共有する際に使われることの多いExcelファイルですが、他の人が作った資料を見て「見づらいな…」と感じた経験、ありませんか？

明確なルールがあるわけではないものの、少なくとも共有ファイルには“自分だけのマイルール”を持ち込まないようにしたいところです。
今回は、まだやりがちな「Excelでやってはいけない行為」を4つご紹介。各NG行為に対するおすすめの代替方法もあわせて解説します！

1｜列・行を非表示にする

不要なセルを一時的に隠せる「非表示」機能は便利ですが、
他の人がどこを非表示にしているか分からず、見落としや混乱の原因になりがちです。

とくに、共同作業中に何度も表示／非表示を切り替えるのは手間になるうえ、
非表示の存在自体に気づかないケースも多々あります。

［代替案］グループ化機能で「隠れている場所」を見える化

「グループ化」機能を使うと、列や行の上に「＋」「−」マークが表示され、
非表示になっている箇所が一目でわかります。

［グループ化の方法（最新版Excel対応）］

不要になった場合は「グループ解除」で元に戻せます。

一見きれいに整っている表でも、端の方に不要なデータが紛れていたり、
空白の行や列が不自然に入っていたりすることがあります。

［代替案］Ctrl＋矢印キーで表の端をすばやくチェック

「Ctrl」＋矢印キー（↑↓←→）を使えば、表の端まで一気に移動できます。
途中に空白セルがあると、そこで停止するので不備の発見にも役立ちます。

［操作例］

表が大きくなるほど効果的なチェック方法です。

表の途中に空白行や空白列があると、Excelが「ここでデータが切れている」と判断し、
並び替えやフィルタ機能が正しく動作しないことがあります。

［代替案］空白にはダミー入力を

本来は入力すべき内容が未定であっても、「0」や「–」など、
何らかの値を一時的に入れておくことで、Excelの認識がスムーズになります。

あとで置換や削除すればいいので、まずはデータを“つなげておく”意識が大切です。

初期状態のまま複数のシートが存在していたり、テスト用に作ったシートをそのまま残しておいたり…。
これは他のメンバーが混乱する原因になります。

［代替案］不要なシートは削除、必要なシートには明確な名前を

使っていないシートは削除するのが基本。
また、初期状態のシート数を1枚に設定しておけば、無駄なシートの作成も防げます。

［シート数の初期設定を変更する方法（Microsoft 365）］

共有ファイルは「自分だけが見るもの」ではなく、
他の人が作業しやすいように整えておくのがビジネスマナー。

Excelのスキル云々よりも、共同作業のマナーとして最低限おさえておきたいポイントばかりです。
これを機に、一度自分のExcel習慣を見直してみてはいかがでしょうか？