「相手を怒らせる原因に…！」返信が遅れたときのビジネスメールとは

2025.1.19

ビジネスメールにおいて、返信は迅速に行うことが基本です。しかし、業務の忙しさや状況によって、どうしても返信が遅れてしまうこともあります。返信が遅くなると、相手に迷惑をかけてしまう可能性があるため、適切な対応が求められます。

今回は、ビジネスメールで返信が遅れてしまった際のマナーについてご紹介します。返信が遅れた場合でも、丁寧なお詫びメールを送ることで、信頼関係を取り戻すことができます。ぜひ参考にしてください。

1.メールの返信はいつまでにするべき？

ビジネスマナーでは、メールの返信は24時間以内が基本とされています。
それ以上遅れた場合は、返信の冒頭に「返信が遅くなり申し訳ございません」といったお詫びの言葉を添えましょう。

2.「返信が遅くなり申し訳ございません」の使い方

「返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えるだけでも良いですが、シーンに応じて理由を簡潔に伝えることが大切です。理由を示すことで、「今回は特別な事情があった」という印象を与えることができます。

例えば、回答が遅れている事情がある場合は、相手が次の見通しを立てられるよう、お詫びとともに現在の状況を伝えましょう。また、期日が設定されたメールで遅れてしまった場合は、理由の説明に加え謝罪を述べると丁寧です。さらに、メールに加えて電話で直接お詫びの連絡を入れることで、誠意がより伝わります。

3.「うっかり」「忘れた」「失念」の言葉はNG

返信が遅れた理由を伝える際、以下のような言葉の使用は避けましょう。

「うっかりして忘れていました」
「失念しておりました」

これらの表現は、相手を軽んじている印象を与える可能性があります。適切な理由がない場合は、無理に理由を説明せず、シンプルにお詫びを伝える方が良いでしょう。

迅速で丁寧かつシンプルなお詫びメールを心掛けましょう

業務の中で、メールの返信を先延ばしにしてしまうこともあるかもしれません。しかし、返信が遅れてしまった場合は、迅速かつ丁寧なお詫びメールを送ることが重要です。
言い訳やNGフレーズは避け、基本マナーを守り、相手に誠意を伝える対応を心掛けてください。

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。