「もしやってたらマナー違反です！」電話対応で“ついやりがちなNGマナー”とは？！

2024.10.30

ビシネススキルとして身につけたい電話対応。
電話のかけ方・受け方は会社の印象を大きく左右する可能性があるため、社会人として覚えておくべきビジネスマナーのひとつです。

電話をかける時と受ける時ではマナーが違います。例えば、電話をかける時間にもマナーが存在するのをご存知でしょうか？営業時間内であれば、いつ電話をかけても問題ないと思っている人もいると思いますが、時間帯によっては失礼だと思われてしまう可能性があります。

そこで今回は、電話をかける時のNGマナーについてご紹介をします。今一度チェックしてみてくださいね。

NGマナー：昼食時や朝・夜の業務時間外に電話をかける

電話をかける際の時間帯にもマナーが存在します。

昼食時や朝・夜の業務時間外などはなるべく避けましょう。

特に週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯となり、避けるべきと覚えておきましょう。
朝・夜などの業務時間外にどうしても電話をかけなければならない時には、一言「朝早く恐れ入ります」「夜分恐れ入ります」などと添えるのがマナーです。

NGマナー：電話がつながったら「もしもし」と第一声に発する

電話をかける時も、第一声は「もしもし、○○と申しますが……」と、「もしもし」と言ってしまう方がいます。

しかし、ビジネスでは「もしもし」はNGです。「お世話になっております」を使いましょう。

電話をかけた時には、社名と自分の名前を名乗り、その上で相手がいるかどうか確認します。

NGマナー：相手が目上の方の場合、不在の時に折り返しをお願いする

用事のある相手が目上の相手の場合、相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えるのが基本マナーです。
相手から折り返し電話をしてもらう旨、お願いをするのが避けましょう。

例えば「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」などとするのがいいでしょう。

NGマナー：電話を終えたらすぐに「ガチャン」と音を立てて切る

電話を終えたら、受話器はそっと置くように心がけましょう。
また、電話を切る時はかけた方から切るのが基本的なマナーです。しかし、相手がお客様の場合には相手が電話を切ったことを確認してからこちらも受話器を置くようにしましょう。

相手の立場に立った電話対応を心がけよう

電話をかけるのを避けるべき時間や、かけるうえでベストな時間を把握しておくことで、先方とのすれ違いやトラブルを回避できます。一番大切なのは、自分だったらどうしてほしいかなど、相手の立場に立ち相手の気持ちを考えて電話をかけることです。
また、「もしもし」など、プライベートでよく使うけれどビジネス電話対応には適さない言葉には注意をしましょう。

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。