病院の予約や仕事の取引先とのやり取りなど、SNSツールが発達したとはいえ、まだまだ電話でのやりとりは多いですね。電話応対にも細かなマナーがあり、特に電話の切り方には気をつけなければいけません。「電話が苦手」という声も最近では多く聞きますが、マナーを知っていれば少なからず苦手意識も克服できると思います。
今回はもともと秘書として働いていた筆者が、正しい電話の切り方についてご紹介。ぜひこの機会に失礼のない丁寧な電話対応を振り返ってみてくださいね。
失礼のない電話の切り方ポイントは3つ！
ビジネスにおける電話対応は、丁寧な言葉遣いや挨拶はもちろん大切ですが、電話の切り方にもしっかり配慮をする必要があります。特に、乱暴に受話器を置くなどの対応をしたことで、会社の心象を悪くしてしまう場合もあるため最後まで気を抜かないように心がけましょう。
電話をかけるとき（架電）も受けるとき（受電）も、筆者が気をつけていた切り方のマナーはそれぞれ3つだけ！
【架電する側】
- 電話を先に切るのは原則的には架電側
- 「失礼します」も架電側が先に言う
- 受話器は優しく置く
原則的に架電側が先に電話を切るのがマナーです。「失礼します」という挨拶は「電話を切りますよ」という合図になるため、かけた方が「失礼します」と言って電話を切ります。また電話を切る際は優しく置くことがマナーです。最後まで気を抜かずに丁寧な対応を心がけましょう。
【受電する側】
- 相手が切るまで待つ
- 電話を先に切る場合、終わりの挨拶をして電話を切ることを伝える
- 受話器は優しく置く
受電側は、原則的に相手が電話を切るのを待ちましょう。相手が切らない場合や先に切りたい場合には、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」など、終わりの挨拶フレーズを使いましょう。最後は丁寧に受話器を置き、切るようにします。
電話を切る際の注意点
しかし架電側が先に電話を切らないよう、注意をしなければいけない例外マナーもあります。それは目上の方に電話をかけた場合。この場合は、相手から電話を切ってもらうのが基本的なマナーですので、覚えておきましょう。
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※シーンなどによってマナーが異なる場合があります。
ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。