「返信しづらくなってるかも！」メールを送る時に気をつけたい、相手が早く見てくれる3つのポイント

社会人の基本スキルともいえる、ビジネスメール。上司や取引先に大切なメールを送ったのに、しばらく返信がないことはありませんか？もしかすると、「返信しづらいメール」を送っているからかもしれません。

そこで今回は、ビジネスメールで気をつけたい3つのポイントをご紹介。ぜひ最後までチェックしてみてください。

1.タイトルはわかりやすく

メールではじめに目に入ってくるのが、宛先のほかにタイトルがあります。このタイトルから書かれているメールの内容がわかりにくいものだと、送り先の方に「よくわからないから後回しにしよう」と思われてしまいがち。タイトルをつけるときは具体的に、簡潔な言葉でを大切にしましょう。ただし、簡潔さを意識しすぎて、「ご相談」「お伺い」など、具体的な内容を省いてしまうとかえってわかりにくいので注意してくださいね。

2.一文が長い

メールでは要件をなるべく簡潔に伝えるのがマナー。一文の長さを短めにすると、相手に伝わりやすくなります。一文が長くなりがちな方は、話し言葉をそのまま文章にしている可能性があるので、文章を考えたら、必ず読み返すようにクセをつけるといいですよ。

3.環境依存文字の使用

ローマ数字や特殊記号など、相手が利用しているパソコンやスマートフォン等の環境によって文字化けや、全く表示できなくなるケースというのもあります。環境依存文字と言いますが、メールの内容が文字化けしてしまうと、相手を混乱させてしまったり、解読できない部分を再度問い合わせしたりと、手間をかけさせてしまう可能性があるため、環境依存文字の使用は控えるようにしましょう。

わかりやすく、簡潔に！

学校や会社ではなかなか教えてもらえない、ビジネスメールのマナー。社内外を問わず、好感を持った方の文面を参考にしたり、自分だったらどんな文章のメールをもらいたいかを考えたりすると、わかりやすいメールを作成できるようになりますよ。「わかりやすく簡潔に」をポイントにおいて、作成してみてくださいね！

 

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※シーンなどによってマナーが異なる場合があります。

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監修：能美黎子（のうみれいこ/ Instagram）
新卒で入社した最大手保険会社で約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。