上司へのメールに悩む若手社員…先輩の助言で改善したワケとは

新人社員にとって、部長への報告メールは大きな壁となることが多いものです。特に、何をどう書けばいいのかがわからない時期には、無駄に長くなってしまったり、肝心のポイントが伝わらないことも。そんな悩みを抱えた新人社員が、先輩からのアドバイスを受けて、見やすくわかりやすい報告メールを作成するまでの過程をご紹介します。

上司への報告で悩む主人公...そこに先輩が的確なアドバイス！

新人社員の遠藤さんが、部長への報告メールを作成して先輩に確認を求めたところ、「ちょっと見づらいかな？修正できる？」と指摘されます。メールの内容が長文でまとまりがなく、要点が伝わりにくいという課題が浮かび上がったのです。遠藤さんは、まだ入社して間もないため、どこをどう直せば良いのかも分からず悩んでしまいます。

「もうこれ以上削れないし…」と途方に暮れる遠藤さん。自分の書いた内容を短くすることは難しく、また何を優先して伝えれば良いのかの判断もつかない状況…。先輩はそんな遠藤さんを見かねて、「もしかしてまだ悩んでる？」と声をかけました。

先輩は自身の報告メールを遠藤さんに見せ、「参考までに俺のメール見てみる？」と提案します。先輩のメールは、箇条書きや改行が効果的に使われており、一目で要点がわかるレイアウトになっています。また、相手にどうしてほしいのかを具体的に記載することで、読み手がスムーズに内容を理解できる工夫がされていました。

遠藤さんは、「見やすい！」と驚きます。先輩のアドバイスに従い、自分のメールも簡潔でわかりやすい表現に改めました。要点を箇条書きにし、改行をうまく使い、伝えたいポイントがすぐにわかるように整理したのです。

その後、遠藤さんが修正したメールを部長に送ると、しばらくして「報告ありがとう。とても分かりやすかったよ！」とのフィードバックが届きました。無事に改善点がクリアになり、遠藤さんもほっと一安心でした。

新人社員にとって、報告メールの書き方ひとつが大きな課題となることもありますが、的確なアドバイスを受けることで、大きな成長につながることがわかるエピソードでしたね。

また、株式会社YOSCAではビジネスメールについて興味深いアンケート結果を以下のように出しています。

指導方法は「送信前に文面をチェック」が62.0%で最多 出典：株式会社YOSCA

ロールプレイを通じてフィードバックした：31.0% 出典：株式会社YOSCA

自分の過去のメール・チャットを見せた：30.2% 出典：株式会社YOSCA

文面チェックは誤り防止に効果的ですが、主体性の欠如や学びの機会を奪う可能性も。一方、ロールプレイや実例の共有は実践的な学びを促進し、応用力をつけるのに役立つという点で良いかもしれませんね…！

作画：峯鳥子（@minetoriko）

調査概要：ビジネスメール・チャットに関する社内教育の実態を調査すべく、300名を対象としたアンケートを実施