データ共有をすることが多いExcelファイルですが、他の人が作成した資料を確認した際に見にくく感じたことはありませんか？厳密なルールが存在するわけではありませんが、せめて共有しているファイルはマイルールを適用しないでほしいところ。
そこで今回は、Excelでやってはいけない行為をご紹介。代替案も含めて解説したいと思います！
1｜非表示機能を使う
不要なセルを一時的に隠す「非表示」機能は便利ですが、非表示になった列や行がどこにあるのかわからなくなったり、何度も表示と非表示を繰り返すのが大変です。
百歩譲って自分が非表示にしていれば気づくことができますが、他の人が非表示にしていると見落とす確率がかなり高くなります。
これでは、どこが非表示になっているのかわかりません…。
［代替案］「グループ化」を使えば非表示の列や行が視認しやすくする
グループ化をすると列や行の上や横に「＋」「ー」といったマークが表示されます。「ー」は展開した状態で「＋」はたたまれた状態です。一眼で非表示になっている場所を把握できて便利です。
［グループ化をする方法］
1.非表示にしたい列（行）を選択
2.データタブの「グループ化」をクリック
3.「ー」というボタンが表示されるのでクリック
4.非表示になる
「＋」をクリックすると非表示の箇所が展開されます。
また、グループ化をやめたい場合は、データタブの「グループ解除」をクリックします。
2｜データの隅を確認しない
作成したデータに不備があることがあります。データが途切れていないか、また別の表が紛れ込んでいないか隅々まで確認しましょう。
［代替案］セルを移動して表の不備をチェックする
「Ctrl」キーと矢印キーを同時押しをすると、表の角まで一気に移動することができます。ところが、表に空白があったり切れていたりすると、そのセルでストップするので不備があることを確認できます。
［セルを一気に移動する方法］
1.「Ctrl＋↓（→）」を同時押し
2.完成
空白があると、下の図のようにストップしてしまいます。
3｜データを非連続にする
セルに数値などが入力されていない列や行があると、Excel側でデータがつながっていないとみなされ並び替えを行えません。
［代替案］ダミーで入力する
仮に未入力だったとしても「0」などで代用しましょう。
4｜使っていないシートを残す
使用しているシートにはしっかり名前をつけ、使用していなければ削除しましょう。勘違いの原因にもなりかねません。
［代替案］デフォルトのシート数を変更する
バージョンによって違いはありますが、デフォルトで複数枚のシートが用意されます。（Office2010までは3枚、2013以降は1枚）設定から任意の枚数に変更できるので1枚を選択しましょう。
［デフォルトでシート数を設定する方法］
1.ファイルタブをクリック
2.「オプション」をクリック
3.「基本設定」にある「新しいブックの作成時」のブックのシート数を「1」と入力
4.「OK」をクリック
意外と多くの方が使っているNG行為
共有ファイルは自分だけでなく他のメンバーも使うため、極力ミスが発生しないように作成するのがおすすめ。
Excelスキル以前におさえておきたい社会人としてのマナーなので、ぜひこの機会に実践してみてください！
ライター：ちだい
家電・モノライター&デザイナー。オーディオやバッテリーなどの小型ガジェットを中心にモノ系やカルチャー・サービスなどモノ誌で執筆。趣味は映画鑑賞と競走馬。