【Excel超活用】「この手があったか！」非表示機能はNG→誤操作を防ぐ“かんたんテク”で差をつける！

チームなどで共有することが多いExcelファイルは誰が見てもわかりやすいデータである必要があります。わざわざ作成者に「ココはどうなってるの？」など聞いていては時間の無駄です。そこで今回はExcel使いの間で使用されている「グループ化」について紹介したいと思います！

Excelを使っていると、「もっとこうなったら便利なのに！」と思うことってありますよね。実はそれ、Excelの機能にすでに備わっている場合が多いんです。

Excelでは「非表示」の機能がよく使用されますが、非表示の箇所がわかっているのは自分だけで他人にはどこが非表示になっているのか判別しにくいします。

そのため、ファイルを共有する場合は基本的に「非表示」は使わず「グループ化」がベターといえます。知らなかったという人は、ぜひこの機会にマスターしてみましょう！

「非表示」とはExcelの行や列を文字通り非表示にする機能で、データとして残しておきたいけど隠したいときに便利な機能です。

ただし、この機能はデータを作成した本人以外は見つけることが難しく、非表示に気づかず作業をすると誤操作を招きやすいというデメリットがあります。

そこで他人とExcelファイルを共有する際は、「非表示」を使用せず、代わりになる「グループ化」がおすすめです。

どこが非表示になっているかが瞬時に判断できるだけでなく、非表示の開閉をボタンひとつでできるので、かなり便利な機能といえます。

「グループ化」とは行や列を折り畳んで非表示にできる機能で、項目が多い表をグループ化して主要なセルのみを表示されることができます。

機能としては「非表示」と同じですが、非表示箇所を誰でも見つけられるほか、非表示箇所の開閉もボタンひとつでできるとあってとても便利です。

●グループ化のメリット
1.非表示になっている箇所が作成者以外もすぐに判別できる
2.非表示に行や列をボタンひとつで開閉できる
3.すべての非表示箇所をまとめて開閉可能

それでは早速、「グループ化」機能を使って表を非表示にしてみましょう！

1.非表示にしたい行（列）を選択

2.データタブから「グループ化」、「グループ化」をクリック

3.選択した行（列）の横（上）にグループ化のアウトラインが表示されるので、「−」をクリック

4.グループ化で非表示になる（+をクリックすると表示される）

ちなみにWindowsでのグループ化のショートカットキーは「Shift＋Alt＋→（右矢印キー）」。

複数の行や列をグループ化したいときも瞬時に設定できるので合わせてマスターしてみてください！

今回はExcelデータをチームで共有する際に見やすくなる「グループ化」について紹介しました。

意外と知られていない機能なので、ぜひこの機会に実践してみてください！

ライター：ちだい
家電・モノライター&デザイナー。オーディオやバッテリーなどの小型ガジェットを中心にモノ系やカルチャー・サービスなどモノ誌で執筆。趣味は映画鑑賞と競走馬。
編集：TRILLニュース

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