「どこにしまった？」年末調整の時期に毎年くり返す“厄介な探しもの”→「仕事が手につかない」「結局間に合わない」

11月に入ると、街の雰囲気も少しずつ年末モードに切り替わり、仕事でも年末に向けた準備が始まります。その一つが年末調整です。

生命保険料や国民年金保険料などを支払っている場合は、保険会社や日本年金機構などから控除証明書が届き始めます。

控除証明書は、年末調整の際に勤務先へ提出する大切な書類ですが、届いてから実際に提出するまでには少し時間が空くこともあり、「あれ、どこにしまったっけ？」「なくしたかもしれない…」と、不安に思う人もいるようです。

SNSでは、控除証明書の保管方法や、いざ提出しようとしたときに見つからないことについての投稿が話題になっており、毎年のことながら、思わず共感してしまうという声が寄せられています。

「どこにしまった？」提出を前に焦る人も

SNSでは、書類の存在を思い出して慌てる人や、どこにしまったのか分からず困っている人から、次のような声が寄せられています。

• 会社から言われて、控除証明書のことを思い出した
• えーと、あの書類はどこにしまったんだっけ？
• 届いたときは覚えていたのに、今となってはどこにあるのか分からない
• たしか大事な書類と一緒にしまったはずだけど、自信がない

こうした声のほか、提出期限が迫っていることに気付き、帰宅したらすぐに探さなければと焦る声も見られます。

• 帰ったら真っ先に探さないと間に合わない
• どこかにしまったはずなのに全然思い出せなくて、仕事が手につかない
• 毎年この時期になると、書類を探している気がする
• 探すことさえも忘れてしまうんだよね
• 結局間に合わないっていうことになる

年に一度しか使わない書類だけに、普段から意識していないと、どこに保管したのか忘れてしまうのかもしれませんね。

探していたのはハガキ？思い込みで見つからないことも

書類を探しているうちに、届いたときの記憶まで曖昧になってしまうケースもあるようです。

• ハガキだと思って探していたら、実際は封書だった。それは見つからないわ
• 記憶が曖昧なまま探しても、なかなか見つけられない
• そもそもどんな形で送られてきたんだっけ…
• もっと分かりやすい封書で届いてほしい

また、そもそも届いたときにきちんと保管しておけばよかった、という反省の声も見られます。

• 受け取ったときに、ちゃんと保管しておけばよかった
• 毎年繰り返すから今年こそは！と思ってどこかにしまったはずなんだけど…
• 大事な書類だと分かっているのに、つい後回しにしてしまう

届いたときには覚えていても、時間が経つと記憶が薄れてしまうものです。年末調整の時期になってから探すのではなく、受け取った段階で保管場所を決めておくことが大切なのかもしれません。

みんなはどうしてる？控除証明書の保管方法

では、紛失を防ぐためには、どのように保管しておけばよいのでしょうか。SNSでは、自分なりの管理方法を紹介する声も見られます。

• 自宅に届いたら、すぐ会社の自分のデスクに持っていく
• 通帳など、ほかの大切なものと一緒に保管している
• 年末調整用のファイルを作って、届いた書類をまとめている

ただし、勤務先に持っていく方法は、誰もが実践できるわけではないようです。

• パート勤務やサービス業だと、会社に持っていって保管するのは難しい
• 自宅で保管する場合、ほかの書類に紛れてしまいそう
• 家族の書類と混ざらないように管理するのも大変

また、保管方法そのものを見直すだけでなく、書類のデジタル化を望む声もあります。

• デジタルの時代なのだから、すべて電子証明書になればいいのに
• 紙の書類はなくしやすいので、電子データで管理したい

保管場所を決める人もいれば、そもそも紙で管理する必要のない仕組みを望む人もいるようです。

なくしても再発行できる！慌てず早めに確認を

いくら気を付けていても、書類を紛失してしまうことはあるでしょう。そんなときに知っておきたいのが、控除証明書の再発行についてです。

SNSでは、なくしてしまった場合の対応について、次のような声も見られます。

• 保険料の控除証明書は再発行できるかもしれないので、まずは発行元に問い合わせてみて
• 探し続けるより、早めに再発行を依頼したほうがよさそう
• 労務担当の人、再発行できることを教えてあげて

さらに、会社の年末調整の提出期限に間に合わなかった場合についても、確定申告で対応できることを伝える声があります。

• 年末調整に間に合わなくても、確定申告で控除を受けられる
• 期限が迫っているならあきらめずに会社に早めに相談したほうがよい

例えば、国民年金保険料の控除証明書を紛失した場合、日本年金機構で再発行の手続きを受け付けています。ねんきんネットからの申請のほか、電話や年金事務所でも手続きが可能です。

生命保険料などの控除証明書をなくしてしまった場合は、再発行が可能か発行元に確認してみましょう。アクサ生命やあいおいニッセイ同和損保の公式サイトでも、再発行の手続き方法が案内されています。加入している保険会社などに問い合わせてみるとよさそうです。

また、年末調整で控除証明書を提出できなかった場合も、確定申告によって控除を受けられるケースがあります。なくしたことに気付いたら、慌てず早めに対応したいですね。

年末調整で慌てないために！今のうちに保管場所をチェック

年末調整で必要になる控除証明書は、普段はあまり意識することのない書類かもしれません。しかし、提出時期になってから見つからないとなると、焦ってしまうものです。

大切な書類をまとめるファイルを用意したり、電子データで受け取れるものはそのままデータで管理したりするのも一つの方法です。

今年こそ提出直前に慌てずに済むよう、届いた控除証明書は早めに保管場所を決めておきたいですね。

参考：
控除証明書を紛失してしまったのですが再発行できますか。（日本年金機構）
生命保険料控除証明書の発行・再発行について（アクサ生命）
「保険料控除証明書」の再発行（あいおいニッセイ同和損保）