返事が遅いのはあなたが原因かも！気をつけたいママ友へのメッセージ送信

皆さんこんにちは。
ママライターのあしださきです。

携帯電話の普及との技術の進歩によって、子育て世代の我々には非常に便利な世の中になりました。

ママ同士の交流を深めるツールとして、今やなくてはならない存在です。

株式会社クルール・プロジェが2016年に行った【ママの意識調査】において、スマートフォンなどを利用したコミュニケーションツールで使用しているものは？という質問に69％がLINEなどのメッセージアプリ、64％が携帯のキャリアメールを使っていると答えています。

幼稚園や保育園にお子さんが入ると何かとママ同士で連絡を取り合う場面が多くなります。

懇親会の出欠確認、降園後に遊ぶお約束、習い事のお休み連絡……これらを皆さんは何の問題もなくこなしていると思いますが、ここでちょっと足を止めて考えていただきたいというのが今回のコラムです。

「あのママ、いつも返事が遅いわ。」と思うこと、ありませんか？

筆者も子どもが全員寝るまでは戦場の如く忙しいので、メールの返事ができない時もあると頭では分かっているのですが、いつもそうだと「またあのママだ」と思うことがありました。

●意外と伝わっていない「メールの文章」

筆者は先日、ビジネスメールの講座を受けました。そこで伝わる文章を書くには5つのポイントがある と知りました。

このポイントを押さえずに作ったメールは、相手にとっては「大事なことが伝わらない」文章だった可能性があります。

ビジネスという括りだけでなく、これはママ友とのメールでも役に立つはずです。ここでご紹介したいと思います。

1.整理して伝える
2.簡潔に伝える
3.相手に合わせて表現を変える
4.事実と意見を混在させない
5.不必要な情報を入れない

●出欠の返事をもらわなくてはいけないメールの場合

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例えば、
〇〇さんへ
来月半ば頃、さくら組の懇親会を計画しています。
皆さんの予定を調整したいので、ご都合を教えていただけますか？
お店は近場でどこかいいところがないか探しています。
それでは、宜しくお願いいたします。
あしださき

**********

というメールがあなたに届いたとします。

だいたい話の趣旨は分かるものの、「急いで返事をしなくてもいいか。」と思いませんか ？

しかしこのメールの一番伝えたい内容とは、「都合の良い日を返信して欲しい」であることが伝わっているでしょうか？

自分もこういう文章を書いているな、と思う人は先ほどのポイントを思い出してください。

●伝わる文章に変えてみよう

ここが足りない！

来月半ば頃⇒表現が曖昧
ご都合を教えていただけますか？⇒具体的に何を回答すればよいか分からない
お店は～探しています⇒意味のない文章だと受け取れる

●こうすると伝わる

来月の半ば頃⇒2月9日から19日の間ぐらいの、午前保育でない日を選んで
ご都合を教えていただけますか？⇒ご都合のよい日を、○日までにご一報ください。
お店は～探しています。⇒不要ならなくてもいい

但し「お店探しが難航しているから、みなさんからの情報が欲しい」という趣旨なら、はっきり伝わるように書き換えるとよい。

●ビジネスメールのポイントを参考に直したメール

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○○さんへ
来月さくら組の懇親会を計画しております。
つきましては2月9日から19日の間の午前保育でない日のうち、ご都合が良い日を
○日までに、あしだ宛にご一報ください。
会場となるお店を近場で探していますが、なかなか難しいところです。
もしご存知のお店がありましたら、メールにて教えてください。
あしださき

**********

この文章に変わると、送られてきたメールが「返信を要するものである」とすぐに伝わると思います。

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いかがでしたか？

ビジネスメールの講座の中で繰り返し言われたのは、「受け取った相手のことを１番に考えよう」でした。

例え自分が相手に用事があってメールしている場合でも、決して自分本位のメールを送らないことです。

受け取る相手が一番伝えたいことを正しく読み取れるか、送信する前にもう一度読み直すことも大切です。

「伝わる文章」でコミュ二ケーションスキルを一段格上げしたいものですね。

参照/株式会社クルール・プロジェ コミュニケーションツールに関する【ママの意識調査】2016年5月http://couleur-projet.co.jp/information/detail/2016/0518-144.html

●ライター／あしださき
●モデル／ゆみ