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むやみな残業とオサラバできる仕事効率の掟8【実務編】

  • 2018.1.22
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読者200人に日々の残業の実態を調査したところ、52%の読者が「定時に帰れていない」という結果に。「定時で帰れない理由」について聞いたところ多かったのが「マルチタスクで頭も作業も混乱状態!」「会議時間が長い」「つい資料を頑張って作ってしまう」「集中力が続かない」「メール返信に追われてしまう」という5大要素が浮き彫りに!

効率アップのカギは「見える化」&「言える化」

業務改善・オフィスコミュニケーション改善士、沢渡あまねさん曰く「効率アップの第一歩は『見える化』。忙しすぎることに悩んでいるなら、仕事をすべて書き出してみましょう。すると全体像が見え、優先順位や要・不要の判断がしやすくなります」。とはいえ、部の「会議」など自分だけの裁量ではどうにもならないこともあるのでは?「会議中に率先してホワイトボードにまとめる役割を申し出る、進行をスムースに運ぶ会議の舵取りを自ら申し出る、などやれることはあります。目的やアウトプットイメージを視覚化すれば、参加者全員の認識や理解が共有でき、会議のムダを省けるのです。もう一つのカギは『言える化』。業務に潜むムダに気づいたとしても、職場に進言できなければ改善は難しい。主に上司の役目ですが、社員が意見を言いやすい雰囲気やシステムをつくることも重要です」。
そこで以下に、会社の実務を早くこなせるようになるためのテクニックを紹介!

1 今抱えている仕事をすべて書き出し、ムダがないかチェック

書き出す=『見える化』すると、仕事を客観的にとらえやすく、「これは不要」「自分がしなくてもOK」とムダが浮き彫りに。

2 仕事の優先順位は緊急度✖︎重要度を基準につける

仕事を、「緊急度が高い/低い」「重要度が高い/低い」の4象限に分類して判断。緊急度・重要度ともに高いものは最優先を。

3 目的とゴールを明確にするなど『会議設計』は万全に

会議の目的と成果を事前に共有しておけば、当日の進行がスムースに。結果を導くために何をすべきかも明確になる。

4 会議の進行にホワイトボードを活用して『見える化』を

決めるべき課題を書き、その場で出た意見なども追加。参加者全員の認識が共有でき、まとまりやすくなる。議事録代わりにもなる。

5 メール返信のタイミングは、「今しないと、後々自分&相手が困るかどうか」で判断

返信後の流れを想像して判断を。直近の日程決めのような、早めにしないと自分や相手が困る・仕事が滞るものは即レスで。

6 メールやりとりの際、相手に聞かれそうな情報は事前に提示する

相手が後々聞いてきそうな内容や必要とするであろう情報は、あらかじめ提示。これで、やりとりは最小限に抑えられる。

7 定例資料は、期限付きで『やめてみる』提案を

「定例だから」という理由で続いている資料作成や会議は、期限を決めてやめてみる提案を。その間支障がなければ不要なものと判明。

8 チームメンバーのスケジュールはお互いに開示

「上司が捕まらず、作業が停滞」「急な残業を押しつけられる」といったトラブル回避のために、上司や同僚とはスケジュールの共有を。
いかがでしたか? 実務に潜むムダを見つけ、解消すれば、今より早く仕事が終わるようになるはず! 詳しくは2月号「仕事が早い人になるための50の効率」でも解説しています。少しずつ取り入れる努力をすれば、仕事もプライベートもパワーアップすること間違いなし!

イラスト/平松昭子 原文/村上早苗