丁寧のつもりが逆効果？「敬語てんこ盛り」を減らして、伝わるメールに整えるコツ

丁寧のつもりが逆効果？「敬語てんこ盛り」を減らして、伝わるメールに整えるコツ

人に頼まれると断れない。相手の気持ちを考えるあまり、つい自分が我慢してしまう……。そんな経験はありませんか？ 相手を思いやりながら、自分の気持ちもきちんと伝えるには、ちょっとしたコツがあります。川原礼子さんの著書『やさしさを武器にする 気疲れがなくなる伝え方』（講談社）から、第5回は、過剰な敬語をスリム化する方法をご紹介します。

丁寧すぎて「自分」を安売りしていませんか？―ビジネスメールの敬語をスリム化する

敬語は物足りないくらいが、ちょうどいい

私の研修やコンサルティングの現場では、お客様へ送るメールの推敲（すいこう）を依頼されることがよくあります。そこで目にする「やさしい人」のメールには、ある共通した特徴があります。

「先日、お打ち合わせの際にお話しさせていただきました資料の件につきまして、私のほうでひと通り作成をさせていただきました。大変恐縮ではございますが、お手隙の際に、ご一読くださいますようお願い申し上げます」

クッション言葉にお礼、お詫び。「させていただく」「〜ございます」に「申し上げます」と敬語がてんこ盛りなのです。一見、非常に丁寧で申し分ないように見えますが、実はここに、ターゲットにされやすい人の「行動特徴」が隠れています

過剰な敬語は「時間泥棒」であり「不要な格下げ」

敬語を盛りだくさんに使うことが丁寧ではないのです。実はビジネスにおける本当の丁寧さは、「パッと見て、パッと内容がわかること」です。

まず見直したいのが「させていただく」の多用です。そもそも、この言葉は相手の許可が必要なときに使うもの。自分で資料を作るのに、誰の許可もいりませんよね。

敬語とは、その場にいる登場人物の立ち位置を決める言語です。あまりにへりくだりすぎると、メールが読みにくくなるだけでなく、あなた自身の本来の立ち位置よりさらに「下」に見えてしまいます。

攻撃的な人やマウントをとりたい人は、そうした「過剰な低姿勢」から漂う隙を敏感に察知します。

言葉のキレを取り戻し、「甘く見られる標的」から卒業

文字数が多いメールは、相手の読解時間を奪う「時間泥棒」になりかねません。必要な情報を削（そ）ぎ落とし、最短距離で伝えることこそが、相手の時間を尊重する「プロのやさしさ」です。

先ほどのメールも、これだけで過不足なく伝わります。

「先日お打ち合わせした資料が整いました。おそれいりますが、ご確認いただけますでしょうか」

たったこれだけで、報告の内容も、お願いしたいことも明確になります。物足りなければ、最後に「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」を添えれば、十分に丁寧です。

メールをスリム化することは、自分自身の立ち位置を正しく示し、対等なビジネスパートナーとしての一歩を刻むこと。へりくだりすぎるのをやめ、言葉のキレを取り戻す。まずはここを皮切りに、「甘く見られる標的」から卒業しましょう。

※この記事は『やさしさを武器にする 気疲れがなくなる伝え方』川原礼子著（講談社刊）の内容を、ウェブ記事用に再構成したものです。