【紙もの・書類整理術】年末調整、保証書、領収書、クーポン……溜め込み癖を成敗！必要な紙を見極めよう

2025.1.30

領収書、クーポン、金融関係の書類……玄関やキッチンが紙ものの山になっていませんか。
家に溜まった紙ものをすっきり整理しましょう！

教えてくれたのは・・・
片付けアドバイザー
石阪京子さん
宅地建物取引士。大阪で夫と不動産業を起業。マイホームを手に入れても家が片付かない人への、アドバイスをスタート。『人生が変わる紙片づけ！』（ダイヤモンド社）など、著書多数。

紙に向き合えば大事な書類をなくさない

開封もせずに積み上げた封書や、お得そうなチラシやDM。

「家中にある紙のせいで、モヤモヤしたり、暮らしがうまく回っていかないと感じる人もいるのでは。紙は見た目がほぼ同じなので、どれが大切なのか判断しづらいもの。
でも、なんとなくとっておいた紙のせいで、本当に大切な書類、受け取れるはずの保険の証券が埋もれて大損するとか、大切な場面で信用を失った、という話も少なくありません」と、片付けアドバイザーの石阪京子さん。

金融機関や行政から来る紙は、ぱっと見ではいるかいらないか判断できないものが多数。

「わからないものは放置しないで、内容をインターネットで調べるか、電話で問い合わせるといいでしょう」。

つまり、紙1枚ずつに向き合うこと。紙を整理すれば、お金に代わる重要な紙を失うこともなく、探す時間も省けて、結果的に時間の余裕が生まれお金も溜まることに。

「念のため」「とりあえず」とっておいた紙の大半はいらない書類だと理解できれば、そこから残ったほんの少しの書類だけを、ファイリングすればいいのです。

「紙片付けはコツを覚えれば簡単。家族で共有してファイリングすれば、紙のことで困ることはありません。この機会に溜め込んだ紙を一掃しましょう」

STEP1. 必要な紙を見極めよう

捨てる紙と捨てない紙の区別をできるようになることが、最も重要。
見極めポイントは「金目の紙」「使う目的がある紙」です。

【捨てる】紙もの

☑︎ DM、チラシなどいらない情報

☑︎ ネットで見られるもの

☑︎ 確認だけすればOKなもの

☑︎ データ化できるもの

届いた書類は放置せずに必ず開けて中身を確認。
「重要」と封書に書かれていても、ただのお知らせであることも。
必要がないのですべて破棄しましょう。情報自体が自分にとって必要なものはデータ化して保存し、紙は破棄します。

【捨てない】紙もの

☑︎ 年末調整などお金関係に必要な書類

☑︎ 紙で提出しなければいけない申込書（→金目の紙）

☑︎ 資産にかかわるなど、お金に換わる書類（→使う目的がある紙）

☑︎ 保存期間が定められている書類

残すのは「金目の紙」と「使う目的のある紙」だけ！

金目の紙とは？

「金目の紙」は、住宅の権利書や保険証券や年末調整の控除に必要な書類など、「お金に換わる」紙。
「利息が付きました」などのお知らせは、「金目の紙」ではなく「内容を確認したら捨てる紙」です。

使う目的がある紙とは?

健康診断を受けるときに提出する問診票やクーポン、家電の保証書などはその紙自体に意味がある「使う目的がある紙」。
同じものがウェブで見られる取扱説明書は、ざっと確認したら破棄してOK。

STEP2. ４つに仕分けする

紙１枚ずつに「いつ使う紙なのか」を問いかける

「紙片付けのゴールは『必要な紙を5秒で取り出せる』システムづくりです」と石阪さん。

「捨てない紙は、お金に換えるときに必要になる『金目の紙』と『使う目的がある紙』。すると『ほとんどの紙は捨てられる紙』ということになります」

おさらいすると「金目の紙」とは保険証券や住宅関係の売買契約書などお金に換わる紙。その際、封筒や保護用紙、保険契約の約款やサービスの説明など付随する紙は不要です。

「使う目的がある紙」とは、時期が来たら提出する必要がある紙や、パスポートや保険証などなにかの証明に必要なものです。

STEP２では、家の中に入ってくる紙を
「すぐに捨てる」
「確認後、捨てる」
「データ化後、捨てる」
「ファイリングする」
の４つに分類していきます。

「最初は紙1枚ずつに対して、『いつ使うのか』『なんのための紙なのか』『誰かに返送する必要があるのか』『取っておくとお金と交換できるのか』を問いかけていきます。

ただ、判断するには、書類の価値や意味を理解する必要があります。判断に時間がかかる場合は“未処理ボックス”に入れておけばOK。ただし、そこに何日も放置するのはNGです」。

最初は時間がかかるかもしれませんが、慣れてくればすぐに分類できるようになり、紙片付けが簡単になってくるはず。

「捨てる」

1. すぐに捨てる！ゴミ箱直行

☑︎ DM
☑︎ チラシ
☑︎ ネットで見られる情報

たとえば、以前購入したお店から届くダイレクトメール。興味のないものは、開封せずにゴミ箱へ。お得そうだからじっくり見ようと思っていると、それが紙の山になります。
DMは企業側にとって得だから送ってくるのであって、私たちにお得な情報が郵便でくることは、まずありません。気になっているなら、あとで、ネットでチェックを。

2. 確認後、捨てる

☑︎ 金融機関からのお知らせ
☑︎ ねんきん定期便
☑︎ 保険会社からの契約内容や変更のお知らせ
☑︎ 自治体からのお知らせ

銀行や自治体などからくる「お知らせ」は、まず開封を。1枚ずつ確認してなんの書類かを理解します。ただのお知らせや報告なら、読んだあとは不要なので破棄します。
保険などに加入した場合も、必要なのは証券だけ。
分厚い約款などは必要な時はウェブで見られるので、捨ててOK。ねんきん定期便は「ねんきんネット」で確認できます。

残す（捨てない）

3. データ化後、捨てる

☑︎ 学校などの年間行事予定
☑︎ 行きたいお店のメモやレシピ
☑︎ 名刺
☑︎ 取扱説明書

紙そのものではなく、そこに書かれている情報が必要な場合、データ化を。写真を撮ってキーワードなどを付けて、クラウドやスマホのメモ帳に保存しておけば、必要なときに出先からでもすぐに検索できます。
紙のメモのようになくす心配もありません。
特にスケジュールはクラウドで家族に共有するのがいいでしょう。名刺もデータ保存すればＯＫ。

4. ファイリングする

☑︎ 年末調整や確定申告に必要な紙
☑︎ 予防接種、健康診断の問診票
☑︎ 期限内の保証書
☑︎ 紙で提出する申込書

ファイリングするのは「金目の紙」と「使う目的がある紙」。
人によってそれぞれですが、上記以外にも入学願書や制服の申込用紙、月謝袋、学校などの入構証、紙のポイントカード、クーポンなど、それがないと手続きができない紙、なくすと支障がある紙をファイリングします。
当然ですが保険証やパスポート、診察券なども紙自体に価値があります。

あえて紙の明細を取り寄せる場合も

「なんでもかんでも、紙がＮＧというわけではありません。私はクレジットカードの利用明細はあえて紙で取り寄せています。そのほうがレジで渡される控えと合わせて、チェックしやすいからです。もちろん、チェックが終わって問題なければ、控えも利用明細も破棄します」（石阪さん）。

目的もなく「大切だから」と、利用明細や控えだけを溜め込んでいるのは意味なし。
古いものは捨てて、次月から利用明細をチェックするようにしましょう。

STEP3. 家族で共有！６つの項目にファイリング

紙は循環するから溜まってあふれることはない

必要な紙を残したら、ジャンル別にファイルボックスに入れて管理します。
項目は「暮らし」「健康」「マネー」「教育」「保証書・取説」に「未処理」を加えた６つ。

「ファイルには家族全員の大切な紙が入っていて、必要な情報が集結した、いわば情報ステーション。私はこれをホームファイリングと呼んでいます」と石阪さん。

「紙は寝かせたら山積みになるので、立てて収納できるA4のファイルボックスを使います。ラベリングをしてリビングなど家族が手に取れる場所で管理をしましょう」

ファイルボックスの中に入れる書類は、個別フォルダーという二つ折りのファイルにはさみ、見出しを付けます。
例えば『A子健康診断』ならば、それに必要なクーポンと問診票がセットに。健康診断が終わったら、その個別ファイルは空になります。
保険証や診察券など長く保管する書類もありますが、循環する書類のほうが多いので、ファイルボックスがあふれることはありません」

このように「入ってくる紙を４つに仕分けする」→「残す紙を６つの項目でファイリング」という順で整理すれば、必要な紙がいつでも取り出せるようになります。

「紙片付けはお金の管理と直結します。大人世代の今だからこそ、紙と向き合ってみましょう」

ジャンル別にボックスへ入れて管理

ファイリングの仕方

ファイルボックスはA4横型がおすすめ。
個別フォルダーは二つ折りの厚紙のようなもので、ここに書類をはさみます。上から見える場所に見出しをつけ、開くとすべての紙を確認しやすいのが特徴。
カードやクーポンはA4のリフィルに入れてサイズをそろえ個別フォルダーに入れます。かさばる紙は持ち出しフォルダーに。

趣味や推し活…プライベートファイルをつくろう！

ホームファイリングはあくまでも家族の全員が閲覧するためのボックスです。
個人が在宅でやっている仕事の契約書や請求書、領収書などは、専用のファイルを使って管理しましょう。
また、推し活や趣味関係の書類が多ければ、専用のプライベートファイルをつくるのもおすすめです。

スマホで写真を撮って保存簡単！データ化にチャレンジ

紙を片づけるうえで避けて通れないのが書類のデータ化。
「ウェブやアプリで同じ情報が見られる場合はそれでいいですが、紙にしかない情報は、写真に撮ってクラウドに保存する方法がおすすめです」。
クラウドに保存することで、キーワード検索ができるようになります。友だちから聞いたおすすめの店情報を紙でメモしたなら、「◎◎さんおすすめイタリアン」など検索しやすいタイトルをつけておけば、すぐに取り出すことができます。
iPhoneの場合は、「メモ帳」アプリで「書類をスキャン」することができます。
フォルダー分けもできるので、簡単です。