「気まずくならない！」上司との関係を壊さない断り方の【マナー】とは？

上司から急に仕事を頼まれて困った経験がある方も多いのではないでしょうか。「いまの仕事だけで手一杯で本当は断りたいけど…」「断ったらやる気がないと思われて評価に響いてしまうかも」など、さまざまな理由で上手に断れなかったという経験をした方も少なくないかと思います。

上司や先輩に頼まれるとなかなか断ることは難しいものですよね。しかし、どうしても断らないといけない場面はあるかと思います。

今回は、上司に頼まれた場合の角が立たない仕事の断り方についてご紹介します。困った経験がある方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

1.無理そうな仕事を依頼された場合の上手な断り方

断るべき状況でも、不用意に断れば評価を下げられてしまう可能性があります。
まずは自身の業務状況を正確に把握することが大切です。そして、まずは断る前に以下のポイントを確認しましょう。

1. 仕事の内容、期限などをまずは確認
   現在の担当業務に支障が出ないか、対応可能かどうかを確認
2. 対応が難しい場合はその理由を説明
   単純に「忙しい」という理由ではなく、より優先度が高い仕事を担当していることや納期などをあわせて具体的に説明します。
3. 納期の延長など引き受けられる条件を提案
   何らかの条件変更があれば対応できるという提案があれば、こちらが協力する意欲を伝えることもでき、相手にもその姿勢が伝わります。

2.断るときは、クッション言葉を上手に使う

クッション言葉は、魔法のフレーズとも言われるほど、加えることで話し方が柔らかくなる言葉です。
角が立たず相手にやわらかく伝えることができるので覚えておきましょう。

1. 申し訳ございませんが
2. 誠に勝手を申しますが
3. 誠に申し上げにくいのですが
4. ご迷惑をおかけいたしますが
5. 恐れ入りますが
6. 恐縮ですが
7. お役に立てず申し訳ありませんが

3.断る際の絶対やってはいけないNG行動

ついやってしまいそうなNG行動を紹介します。

1. 返事を先延ばしにする
2. ネガティブな反応をする
3. 自分の都合だけを伝える

返事を先延ばしにするのは、相手にとっても失礼になります。明らかに無理そうであれば、上記で紹介した伝え方を参考にできるだけ早く断りましょう。また、断る際にもネガティブな反応や自分の都合を伝えるのではなく、相手の目線に立った対応を心がけましょう。

スキルの一つとして、うまく断る術を覚えておこう

お断りをするときこそ丁寧に誠意をもって相手の気分を害さないように、相手の立場に立った対応を心がけてみてくださいね。どうしても断りにくい状況になった場合は、一部だけ引き受けるのも一つの方法です。
今後の関係に支障をきたさないようにスキルの一つとして上手く断る術を覚えておきましょう。

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ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。