「意外と見落としがちかも！？」年末の業務終了挨拶メールの【コツ】とは？

年の瀬が近づき、12月も残すところわずかとなりました。年末年始の休暇に入る方も多いのではないでしょうか。

取引先や社内の方々に感謝を伝える「年末の挨拶メール」。良好な関係を築くためにも重要な役割を果たしますが、送るタイミングや内容に迷うこともありますよね。

今回は、年末の挨拶メールを送る際の注意点を5つにまとめました。マナーを守りつつ、相手に思いを届けるメールを作成し、気持ちの良い新年を迎えましょう。

ポイント1. 最終営業日の数日前までに送る

社外向けメールは、最終営業日や最終出勤日の1週間前から3日前までに送るのが理想的です。

年末年始の営業日に関するお知らせの場合は、さらに余裕を持ちましょう。最終営業日の2週間前、遅くとも1週間前にはお知らせするのがマナーです。

ポイント2. 挨拶メールとわかる件名にする

件名に、自社の企業名や自身の氏名を入れて認識されやすいようにしましょう。

件名には、企業名や自身の氏名を入れ、具体的に記載しましょう。

例：
「株式会社〇〇 年末のご挨拶」
「〇〇商事 営業部 田中より年末のご挨拶」

これにより、メールが埋もれることなく相手に届きやすくなります。

ポイント3. 1通ずつ個別に送信する

CcやBccなどの一斉送信ではなく、個別に送るのが基本です。

一斉送信は誤送信のリスクや、迷惑メールとして振り分けられる可能性があるため避けましょう。

ポイント4. 年末年始の営業日を記載する

自社の年末最終営業日と年始の営業開始日を必ず記載しましょう。

メールには、自社の年末最終営業日と年始の営業開始日を明記しましょう。必要に応じて、休業中の対応可否や緊急連絡先も記載してください。

例：
「年末年始の休業期間は以下の通りです。
12月29日（金）～1月3日（水）休業
1月4日（木）より通常営業いたします。」

休業中に対応できない場合は、「ご不便をおかけしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。」と一言添えると丁寧です。

ポイント5. 送り損ねた場合は新年にメールを送る

不備で送れなかった場合は、新年にメールを送るようにしましょう。

年末に挨拶メールを送れなかった場合、新年に挨拶メールを送るのが適切です。新年の挨拶とともに、年末にメールを送れなかったことをお詫びし、昨年の感謝の気持ちを伝えましょう。新年最初の営業日に送るのが望ましいタイミングです。

気持ちのよい挨拶で1年を締めくくりましょう

年末の挨拶メールは、ただの形式的なものではありません。相手への感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、良好な関係を築き、新たな1年を気持ちよくスタートさせるきっかけになります。

ぜひマナーを守り、相手に寄り添った一言を添えた挨拶メールを送ってみてください。

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ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。