「要返信」はNG？！　知らないと恥ずかしい【ビジネスメールのNGマナー】とは？

ビジネスシーンにおいて、相手からメールの返事が返ってこないときに送る「催促メール」。そのような対応が必要になる機会は、意外に少なくないかと思います。

早急に対応をしてほしい場合、どのようなメールをどのタイミングで送れば、相手を不快にせず上手に対応してもらえるのか、悩んだことがある方も多いのではないでしょうか。

今回は、知っておきたい催促メールを送る際の書き方や注意点、タイミングについてご紹介します。相手に不快感を与えないように上手に対処する方法を覚えておきましょう。

1.催促メールを送るタイミングいつ？

正解は、設定した期日を過ぎた翌営業日です。

「催促メールを出すタイミングに悩む人は多いかと思いますが、相手もうっかり忘れていた可能性があります。状況次第では、リマインドの連絡に好意的に受け取ってもらえることがあるため、期日を過ぎたらすぐに催促メールを出すと覚えておきましょう！

もし、期日を設定していなかった場合は、メールを送った2〜3営業日ほどあけてから催促連絡をするのが適切です。

2.催促メールを書く際のポイント

催促メールを送る際のポイントは３つです。

1. 要件が簡潔にわかる件名にする
   内容をひと目で把握できる件名にすることがとても大切です。
   「○○のお支払い期日について」「【◯◯納品の件】ご確認をお願いします」など、「何についてのメールなのかをすぐに把握できるように書くのがポイントです。
   
   
2. リマインド程度の書き方で状況を伺う
   どんなに返信を急いでいた場合でも、責めるような書き方は避けましょう。「遅れていますよ」「どうなっているんですか」と書くのではなく、まずは相手の状況を伺うのが基本と覚えておきましょう。「〇日までにお願いしていましたが、お送りいただいていますでしょうか？」「進捗状況はいかがでしょうか？」などと伝えるのが適切です。
   
   
3. いつまでに何を対応してほしいのか「期限」と「要望」を具体的に伝える

本文には、「いつまでに対応してほしいのか」「何をしてほしいのか」を明確に伝えましょう。
期限がわからないとメールの受信者が後回しにし、返信が遅れる可能性があります。また、何をしてほしいのか要望を明確にしないと相手に伝わらず、対応が完了するまでに余計な時間を要してしまう恐れがあります。

3.注意点

押さえておくべき注意点は2つです。

1. 相手を不快にさせないようにする
   命令口調や上から目線といった相手を不快にさせるような表現はNGです。「至急」「要返信」「要対応」など、相手に命令するような表現は、メールの件名と本文ともに使用を控えるよう心がけましょう。
   
   
2. フォローや謝意を伝える
   催促の場合は、相手を気遣う姿勢がとても大切です。相手に負担をかけるため「お忙しいところ大変恐縮ですが」「ご多忙のこととは存じますが」など、多忙を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

相手を気遣うクッション言葉を活用しよう！

催促メールを送る際には、一時の感情に流されずに相手に不快感を与えないよう配慮することが大切です。適切に対処することで、相手との関係性をよりよくするチャンスに繋がる可能性もあります。

相手を気遣うクッション言葉を利用して、責めるような冷たい印象にならない文面に仕上げるよう意識し、メールを送るよう心がけましょう。

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。

50%オフも！『Amazonブラックフライデー』超おトク商品に衝撃「え、安すぎ」

50%オフも！『Amazonブラックフライデー』超おトク商品に衝撃「え、安すぎ」