円満退職するために…正しいマナーと絶対にしてはいけないこと

新しい職場が見つかった、今の会社が合わない、キャリアアップしたい…と会社を退職することは決まったけど、いつ、どこで、だれに、どのように伝えたらよいのでしょうか？ 退職時の正しいマナーや円満に退職するために絶対にしてはいけないことなど、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんに教えてもらいました。

退職をする際の基本マナー3つ

今の職場を辞めて、新しくスタートを切りたいというかた、会社を辞めようか迷っているというかた、転職や退職の理由はそれぞれあるかと思います。どのような場合でも「会社を辞める」という決断は、多くの人にとって簡単ではありませんよね。では、実際に辞めると決めてからはどのような手順で進めたらいいのでしょうか。時期、相手、手段について解説します。

1. 退職の意思を伝える時期

退職の意思を伝える時期は、会社の就業規則により異なります。一般的には「退職日の1～3か月前」に伝えるのが望ましいとされています。また、退職を伝える時期は繁忙期はなるべく避けましょう。

2. 最初に伝える相手

基本的に直属の上司に、まず退職意思を伝えましょう。上司を通さずに、その上の部門長や人事担当者に伝えてしまうと上司の機嫌を損ねトラブルにつながる可能性があります。伝える順番を守ることで、円満退職へ導くことができます。

3. 伝える手段

まずは口頭で「ご相談がありますので、お時間をいただけますでしょうか」と伝えましょう。直接対面した場で退職の意思を伝えるのが基本的なマナーです。メールやチャットメッセージで「退職したい」旨を伝えるのは、マナー違反になりますのでやめましょう。

退職理由の伝えかたポイント3つ

続いては、退職理由の伝え方のポイントを紹介します。

1. 退職理由は「個人都合」が基本

退職理由はあくまでも個人的な理由を伝えるのが基本であると覚えておきましょう。注意点としては、会社に対する不満を述べるネガティブな発言はNGです。理由を述べたくない場合には、会社とは関係なく自己都合でやめたいという意味合いで「一身上の都合で」と伝えましょう。

2. 退職への固い意思を伝える

退職への固い意志を伝えることが大切です。「退職したいと考えています」といった曖昧な表現をすると、「まだ引き止められる」という印象を与え退職交渉が長引いてしまう可能性があるため、しっかりと意思を伝えましょう。

3. ネガティブな発言は控える

退職理由はポジティブに言い換えて伝えることが大切です。今後の目標やキャリアプランなど、前向きな意欲を伝えるようにしましょう。また、転職先企業名を聞かれても、基本的に答える必要はありません。

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※ 文・能美黎子
※ 2024年5月18日配信

絶対にしてはいけない退職希望の伝えかた3つ

退職して新たなステージへ進もうと考えているのであれば、なるべく円満に退職したいですよね。そこで「退職トラブルを避けるための伝えかた」について、NG例を交えて紹介します。

NG1. 職場への一方的な退職報告

一方的に退職の意思を伝え、即日退職するのはトラブルの原因となりますのでNGです。退職の意思が固まったら、退職希望日の1～3か月程度前に上司に相談をしましょう。退職の手続きや引き継ぎには時間がかかる場合もあるため、余裕をもった早めの行動がおすすめです。相談や報告をしないまま退職をしてしまうと、懲戒解雇の処分を受ける可能性もあるため、必ず相談の上、退職をする流れをとりましょう。雇用形態によって退職届を出すべきタイミングは変わってくるため、会社の規定を確認してください。

NG2. 会社への不満や批判を伝える

退職原因にネガティブな理由がありながらも円満退職に導くには、建前と本音を使い分けて、会社や上司に納得してもらえる退社理由を伝えることがとても重要です。サービス残業が常識だったり、ハラスメントが横行しているなど、職場環境に不満を感じて退職を決心する方も少なくないかと思います。しかし、そのまま理由を伝えてしまうと、会社に必要な人材として、上司や会社から強い引き止めにあう可能性がありトラブルになりかねませんので注意しましょう。

NG3. 繁忙期や人手不足の時に報告をする

繁忙期の仕事が忙しくなる時期に退職の報告をしてしまうと、周りの従業員は自分の業務で手一杯の状況となります。そのため、会社側は無責任で身勝手な人材だと判断するなど、悪い印象を与えてしまう可能性が高いです。また、人手不足の時期も同じようなことが言えます。繁忙期のタイミングに退職の意思を伝えるのは、退職トラブルを招く要因になるので注意しましょう。

＜筆者情報＞
ライター：能美黎子
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。

©SENRYU/Adobe Stock

※ 文・能美黎子
※ 2024年7月27日配信

環境を整えて新しい職場へ

円満に退職するためには、まず上司や同僚に誠意をもって報告することが必要です。そして、退職までの間に、引き継ぎ等を滞りなく進めましょう。円満な退職は、次のステップに進むための大切な一歩となります。