「参加できない」を敬語で! 会議欠席理由や不参加の言い換えを丁寧にする方法

不参加を伝える時は丁寧に言おう

会議や会社の飲み会、パーティなどの不参加を伝える時は、どのような事情であれ不参加の連絡は丁寧な敬語を使うようにしましょう。
会議欠席理由が明確でなかったり、「参加できず申し訳ありません」という連絡がぶっきらぼうだったりすると、相手から不信感を抱かれるかも知れません。
今後の人間関係をスムーズにするためにも、不参加の連絡は敬語や丁寧な言い回しを心がけましょう。

「参加しない・参加できない」の敬語・丁寧な言い換えは?

「参加しない・参加できない」の敬語・丁寧な言い換えを紹介します。
例えば、「出席できなくなりました」「都合がつかず、出席が難しいです」「都合により欠席させていただきます」「不参加とさせていただきます」などが挙げられます。
目上からの誘いに不参加を伝える時は、「参加いたしかねます」といった表現もおすすめです。

• 出席できなくなりました
• 都合がつかず、出席が難しいです
• 都合により欠席させていただきます
• 不参加とさせていただきます
• 参加できず申し訳ありません
• 参加が叶いません

「欠席させていただきます」はいつ使う? 注意点は?

「欠席させていただきます」は、ビジネスシーンで会議や打ち合わせに参加しない時に利用できます。
注意点としては、なるべく早めに連絡し、可能な限り次回の参加意思を示すことです。
連絡する際には、参加できないことを心苦しく思っていることが相手に伝わるように丁寧な言い回しや態度を心がけてください。
「今回は欠席させていただきますが、今後ともお願いします」という気持ちが相手に伝わるようにしましょう。

参加できないことを伝える時のコツ

参加できないことを伝える時のコツは、まず欠席の意思表示を相手に伝えます。
その後会議欠席理由やなぜ不参加なのか、相手が納得できる理由を説明してください。
「体調が悪い」「仕事が長引いた」などの理由は、相手も納得しやすい欠席理由です。
最後に参加しないことへのお詫びを述べます。
「参加できず申し訳ありません」だけでなく参加できないことを伝える際は、この3つのポイントを意識するとよいでしょう。

会議欠席理由などビジネスシーンの例文

ここからは、会議欠席理由などビジネスシーンの例文です。
上手く言い換えをして、不参加の理由を丁寧に説明しましょう。

家庭の事情で、今週の研修は欠席させていただきます

出張のスケジュールと重なるため、次回の会議は欠席させていただきます

緊急の顧客対応が入ったため、明日の打ち合わせは参加できません

〇日は休暇を取る予定なので欠席させていただきます

体調不良のため、午後の打ち合わせは欠席させていただきます

会社の飲み会やパーティを断る場合の例文

ここからは、会社の飲み会やパーティに参加しない時に使える例文です。
上司から誘われた時は、敬語で丁寧に断りましょう。

誠に残念ですが、出張のため参加ができません

せっかくですが、先約があるため今回のところは見送らせてください

ご盛会をお祈り申し上げます。また近いうちにお会いしましょう

仕事の都合でどうしても行くことができません。参加できず申し訳ありませんが○○さんによろしくお伝えください

あいにくですがその日は別の用事がありまして。またの機会があれば必ず参加させていただきます

日常生活での欠席連絡の例文

ここからは、日常生活で参加しないと欠席連絡する際の例文です。
日常生活であっても、欠席させていただきますと丁寧な言い回しをおすすめします。
ぜひチェックしてみてください。

体調がすぐれないため、明日のボランティア活動は欠席させていただきます

子供の学校行事があるため、週末のパーティは欠席させていただきます

身内に不幸がありまして明日の練習会を欠席いたします。参加できず申し訳ありません

出席できるかわからない場合の例文

ここからは、会議欠席理由ではなく出席できるかわからない場合の例文です。
例文を参考に事情にあわせて、言い換えをして利用してみてください。

仕事の都合で予定が立たず、参加できるなら今月中にご連絡します

まだ都合がつかず、現時点では欠席にしていただけますでしょうか

まとめ

今回は、会議や催しに参加しないことを丁寧に言い換える表現を紹介しました。
「参加できず申し訳ありません」や「欠席させていただきます」は、覚えておくと便利な丁寧な不参加を伝える表現です。
参加できない催しがあれば、ぜひ使ってみてください。