メールやチャットの無機質な文字で発生する『誤解』や『モヤモヤ』は対面だと『秒で解決する』の巻き

ある日、社内メールにこんな内容が届いていました。＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ぽに様案件Aにつきまして、アプリ内にある書類の紐づけが間違っています。以後気を付けて下さい。（尚、本メールは関係者に一斉送信されています）○○部署 〇×より＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊他部署の人からです。

あーーーー

やってしまった。最近、同じ会社でも部署ごとに独自のアプリケーションやソフトを導入しています。今まで社内メールやチャットで行っていた『やりとり』のログを残すためであったり、部署によれば他部署からの相談から回答まで一元管理が出来、そのアプリがあれば劇的に業務時短になることもあるようです。悪いことではない。でも、ユーザー側は…気を付けたつもりでも、どこかでミスをしてしまいます。毎日使うアプリやソフトならば慣れますが、半年～1年に1回くらいの使用頻度だと完全に忘れます。ものによっては、アプリの間違った使い方をすると、指摘内容が本人と関係者に届くようになっている場合も。うーん。今回まさにそれ。結構な人の目に入るんです。デフォルトで一斉送信されているのです。自分だけなら良いですが、関連部署や私のことをよく知らない人にまで『あの人間違えて打ち込んだみたい・・』と公開処刑されてしまいます。

恥ずかしいし、ちょっとヤダ

そのため、打ち込む前に上司とも確認を取り合ってから入力。今回も久々の入力だったので、慎重にやったつもり。余計に時間かかってますけど！どこが業務時短につながるんや！とツッコみたくなる時もありますが、しゃーない。私以外の人は上手くやってるのでしょう。二重三重に確かめてアプリに打ち込んだつもり。なのにミスったようです。あれだけ注意したのに、ミスった。なんなら、一緒に確認した上司もしょんぼりしています。いやいや。一旦落ち着こう。どこがおかしかったのか、他部署の担当者に社内メールで訊ねました。すると比較的速く返信が返ってきました。＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ぽに様大変お世話になっております。さっそくですが今回のアプリ入力方法は、まず右クリックで○○ボックスを指定して頂き、関連文書を入れてもらわないといけません。関係する他社様が3社ある場合は、連続して書くのではなく、ボックスを1つづつ増やして…ボックスの新規作成方法は…＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊って、

分かるか――！！

私の中の『おいでやすこが』が叫びます。知るかそんなもん。てか、そもそも業務改善の意味も込めてアプリを入れているのに、あっちこっち調べないと出来ないなんて何なの？今回、入力する時に専用の電子マニュアルを調べたのです。でも、そんな内容は出てきませんでした。ボックスってなんじゃなほい？分かりにくいな～モヤモヤ…これは、半年後、久しぶりに使った時も同じことをしてしまうぜ。そしてまた、関係者に一斉メールをされてしまい…ゾゾゾ恐ろしい。で、こんな時は、

返信をくれた担当者に突撃するのみ

もちろん、冷静に。フレンドリーに。教えて欲しいんですが…と懇願する。頭の中で練習。アプリの使い方でご迷惑をおかけして申し訳なかったと言う。やり方がイマイチ分からないので、今からあなたのお席に顔を出して良いか…まずはチャットで担当者に確認。OKを頂くと直ぐに本人の所へ。NGだと作戦を練り直す。で、ご本人の前で平謝りする。「本当にすみません。やり方を教えて下さい」と。よし！この作戦でいこう！えーっと、まずは直接伺って良いかメールをするっと…で、ちゃーんと妄想通りことが進み、直接担当者のお席までお邪魔することになりました。担当者にしずしずと近寄ります。きちんとしています！感が半端ない、シャツに綺麗にアイロンがかかった女性が担当じゃないですか。私に気がつき、立ち上がり、こう言います。

「バカ野郎！ミスし過ぎだ！ババアふざけるな。」

嘘です。妄想の中で私が叫んだだけです。こわいこわい。実際の世界では、きちんとした方が、すっくとにこやかに立っています。平謝りに謝るワタクシ。この度はすみませんでした。アプリの使い方が分からなくて、困っています。どうか助けて頂きたい…「いやいや、謝らせてすみません。むしろぽにさんの間違いなんて高度過ぎるくらいです。他の方々はもっと初歩的な間違いだったり、そもそもログインできなくて泣きついてくる方もいます。」えっそうなんですか？「そうです。返信には相手の間違いを書くルールになっているので、失礼を承知のうえで書かせてもらいましたが全く問題ないです。むしろこのアプリ、ややこしいですよね。改善点がありましたら教えてください。」

ちゃんとしてる方だわ～

いやいや、私、覚えが悪くポンコツなので、またミスするかもしれません。分からなくなったら、個別にチャットで聞いても良いですか？「もちろんです！何なりと～～」そんな感じで、ほんわかした雰囲気で解散しました。うん。なーんだ。モヤモヤしていたけど、全然大したことなかった。今回、チャットでやり取りをして先方の温度が分からず嫌な気分に勝手になっていましたが、

対面で話したら、秒でモヤモヤ晴れました

ほんの数分のことですが、面と向かって話すと解決することってある。機械的で無機質なメールやチャットの文字とは違い、対面は表情や話し方のトーンも分かります。相手が落ち着いて話しているのか、何となく上の空なのか、話を打ち切りたいのか、長く話しても大丈夫な『ゆとり』があるのか。数秒お互いにやりとりするだけで、安心な相手か気を許しては危険なのかも分かります。要するに、対面は情報量が半端ない。パソコンの画面から受ける文字だけだと、この人怒ってるのかな～？とか、迷惑かけちゃってる？なーんて深堀してしまう時も。逆に、後から読むと何でもない文章に読んだ瞬間カチンときてしまって、自分の中でイライラが晴れない時も。近頃は便利な世の中になっていて、昔は何段階も経てやっと連絡が取れるような相手とも、いろいろ飛ばしてメールができるようになりました。相手との関係の歴史が浅いと誤解も生まれやすくなります。そのため、備えなければならない新たなスキルもあると感じます。・相手の立場を考えたメールやチャット文章にする・すぐに返信を返す。返せなくても『読んだ』と反応する・誤解を与えた？と思ったらすぐさまリアルでフォローするウェブの便利な時代だからこそ『新』コミュニケーション能力がとーっても大切なのではないかと最近つくづく思うのです。まだまだ私自身も修行が必要ですが、少しずつ前に進みたいです。

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