絵文字が入っていると感動します…！【女性約200人調査】ビジネスメールを送る際にやっておくべきこと

ビジネスメールって正解がわからない…、と思ったことはありませんか？ 今回は、20～30代の女性約200人が集まるanan総研メンバーに「もらって嬉しかったビジネスメール、残念だったビジネスメール」についてアンケートを実施しました。働く女性たちの経験談、参考になること間違いなしです。

女性約200人に調査！ 「もらって嬉しかったビジネスメール、残念だったビジネスメール」

4月といえば新年度がスタートする時期ですよね。新たに社会人になる人はもちろん、会社での環境が変化したという人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、20～30代の女性約200人が集まるanan総研メンバーに「ビジネスメール」をテーマに調査。まずは女性たちに「もらって嬉しかったビジネスメール」について聞きました。

働く女性たちが「もらって嬉しかったビジネスメール」

仕事とは関係ない一言が書かれていたとき

「ビジネスメールだけど、相手の人柄がすごく伝わる文体で楽しい情報交換ができたとき。この人のために頑張りたいなと思いました」（31歳・専門職）
「仕事上では関係ない気遣いの一言がついていると嬉しい気持ちになる」（34歳・専門職）

世間話やプライベートな話をしてもらえるようになると、心を開いてもらえた感じがして嬉しくなりますよね。関係性を構築したい相手なら、思いきって仕事以外のことも文面に入れてみると関係性が変わるかも！ まずは長くならずに、一言だけ添える程度がよさそうです。

絵文字や記号が書かれていたとき

「これまでずっと堅い感じでやり取りしていたクライアントさんから、『＾＾』と笑った顔文字がきたときは嬉しかったです。距離が縮まった気がしました！」（31歳・会社員）
「語尾が『。』ばかりだった人が、ビックリマークや『…』など感情が読める表現が増えたり、取引先からちょっとくだけた内容のメールが来ると嬉しくなります」（30歳・会社員）

初対面の頃は堅めのやり取りだったとしても、時間が経つにつれて、くだけたメール文になってくるともらう側としては嬉しいですよね。

異動や産休など、環境の変化があった際の気遣いメールをもらったとき

「異動の挨拶メールをしたら、さんとはとても仕事がしやすかったのですごく寂しいですと言ってもらえた」（30歳・会社員）
「産休に入るときの気遣いメールをいただいて嬉しかった」（33歳・会社員）

感謝や激励の言葉をもらえて嬉しくない人はいませんよね。筆者も、前に勤めていた会社を退職するときに、社外の人からメールで「うちの会社にきてほしいくらいです」と言われたときはとても嬉しかったことを覚えています。

働く女性たちの「もらって残念だったビジネスメール」

続いて「もらって残念だったビジネスメール」についても聞きました。クライアントや上司、後輩に残念だと思われないためにチェック必須です。

返信が極端に遅い、返信が来ない

「とにかく返信が遅い人は嫌」（33歳・会社員）
「返信のペースが遅い、やり取りが半端なところで返信が来なくなる人」（34歳・専門職）
「相手がメールを送りますと言っていたのに1週間以上来なかった。大事な内容だったので困りました」（34歳・自営業）

仕事のことをやり取りしているのに、返信が1日以上経っても来ない人、返信が返ってこない人は、仕事がしづらいと思ってもしょうがない気がします。せめて「返信が滞ってしまい、大変失礼致しました」など、一文を入れてほしい…。

ビジネスメールのルールを完全に無視

「初めてメールした相手なのに、ビジネスメールのルールを完全無視されたとき。『お世話になっております』もなければ名乗ってもくれず『わかりました！』だけ来たのは失礼だなと思いました」（30歳・会社員）
「ミスをしたのに謝罪がなかったり、話し言葉の文字の打ち方だったり。マナーが守られていない内容は嫌な印象でした」（29歳・クリエイティブ職）

初めてメールをする相手には、失礼がないかを十分に注意することが大切。ビジネスメールに慣れていない人は、文面のチェックだけでなく、宛名の間違いや添付内容のミスがないかも必ず確認を！

何度もやり取りしているのに堅苦しいメールが続く

「何度もやりとりしているのに、あまりにビジネスライクなメールだと悲しいし距離が縮まらないなと思ってしまう。こちらもビジネスライクに接してしまう」（30歳・会社員）

何度もやり取りしている相手なら、ずっと同じ定型分でメールをするのではなく、少し親近感のあるメールに変化させることも大切なようです。個人的にはまずは「！」などの記号をつけてみることから始めるのがおすすめです。

長文すぎるメール

「やたら定型文を使い不必要に長文なのに内容が薄いメール」（30歳・会社員）
「長々と注意書きがあるメール。読みたくなくなる。間違ってほしくなかったり、ちゃんと読んでほしいなら、せめて色をつけたりしてほしい」（33歳・専門職）

読み手のことを考えない長文メールは、不快な気分にさせてしまう可能性大。伝えたいことがたくさんある場合は、読みやすいよう色をつけたり、段落分けしたり、要約したりなど工夫するようにしましょう。

働く女性たちの「私もこんなミスしています…な反省エピソード」

「お疲れ様ですと送りたかったのに、おつおつお疲れ様ですとなってしまいふざけた感じになってしまった」（27歳・会社員）

「予約送信にするつもりがうっかり深夜に送信してしまった。メールだから迷惑ではないとはいえ、深夜の受信時間は印象悪いかも…、と焦った」（31歳・専門職）

「田中さんというお客様が複数人いて、違う田中さんにメールを送ってしまった。謝ったけれど返信なしでちょっと怖いです…」（31歳・会社員）

「まだ文字を打っている段階で、途中で送信してしまった」（34歳・専門職）

「客先にあてたメールの末尾を『以上でございます』としたかったところ『以上』と記載して送信してしまった」（29歳・会社員）

「写真添付の際、全く関係のない私の写真を送ってしまったときは送信取り消しもできず恥ずかしい思いをしました」（33歳・専門職）

「名刺交換挨拶のメールで漢字を間違えてしまった」（30歳・専門職）

一度や二度の失敗は誰でもしていますから、間違えても落ち込みすぎないで。筆者は20代前半の会社員になりたての頃は、見積書を違う会社に送ってしまったり、宛名を間違えてしまったりなどミスをして何度も上司に怒られたことがあります。今でも添付ファイルをつけ忘れて送信してしまうことも。焦ってもいいことはないので、ビジネスメールは慎重に丁寧に送りたいものです。

ビジネスメールで損をしないために知っておこう

いかがでしたか。ビジネスメールは上手に活用すれば、コミュニケーションを円滑にしてくれる便利なツールです。社会人としての失敗を防ぐためにも、今回の女性たちの本音&経験談をぜひ参考にしてください。

＜筆者情報＞
市岡 彩香（いちおか あやか）
anan web、anan Beauty+を中心に執筆するフリーライター。これまでに取材した人数はタレントや経営者を含め500名以上。インタビューライター、フードライターとして活動中。

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文・市岡彩香