ポイントは3つだけ！相手の心に残る“あいさつスピーチ”の方法

2024.3.12

3月・4月は、出会いと別れの季節。異動や転職、退職など、変化がある人も多くいるのではないでしょうか。何かしらの変化がある時、ビジネスのシーンでは挨拶がついてまわると思います。最初の初めましての挨拶や今までの感謝を伝えるスピーチなどで、「何を伝えたらいいのかわからない…」「緊張して話せなくなってしまった…」なんて、悩んでしまうこともありますよね。

今回は異動の挨拶を例に、筆者が秘書時代に学んだ「挨拶で好印象を与えるポイント」をご紹介。ぜひ参考にしてみてくださいね！

押さえておきたいポイントは、3つ！

異動の挨拶は、直接会って報告する場合とメールなどで報告する場合とがあると思います。しかし、どちらであっても基本的に伝えるポイントは同じ。このポイントを押さえて挨拶をするだけで、相手の心に残る挨拶に早変わりしますよ。

筆者が秘書時代に見てきた、できる人が行っていたことはさまざまありましたが、必ず伝えたほうがいいポイントは以下の3つ。

異動になった事実と異動時期
異動になった事実や、可能であれば異動先を伝えます。また取引先や顧客など、社外のお客様や取引先には後任が決まってから伝えましょう。
感謝の気持ちと在職中に印象深かったエピソード
これまでお世話になった人たちに対する感謝の言葉と思い出のエピソードを一言必ず入れるようにしましょう。事務的にならず、より相手の心に残る挨拶ができます。
新天地でどのような活躍をしたいか抱負を一言添える
現職場で学んだことを、新しい職場でどのように活かして活躍していきたいかを盛り込むことで、仕事に対する前向きな姿勢をアピールでき、好印象を与えられます。

注意したいことは？

うっかりやってしまいがちなNGポイントに気をつけて挨拶できると、よりスマートに素敵な挨拶ができますよ。

ネガティブな雰囲気
異動による別れを惜しむあまり、異動に対して悲観的な言葉を発しそうになるかもしれませんが、悲観的な言葉は控えましょう！長い間、お世話になってきた人たちとの別れはつらいものですが、新しい環境でさらに自分を成長させるチャンスだと前向きに捉えることが大切です。
長すぎて要点が分からない
感情が高ぶってつい長々と挨拶をしてしまうことがありますが、話したいことが何か分からなくなってしまっては本末転倒です。メールで伝える場合も同じですが、読んだり聞いたりするのが苦痛になるほど長い話は避けましょう。要点が分かるように話をまとめることが大切です。特にお世話になった人へのお礼の言葉を言い足りないと感じる場合は、個人的にお礼のメールをするなどして、対応するようにしましょう。

何事もチャンスだと思い、前向きに捉えよう

異動は今までと違う仕事を任されたり、環境の変化もあったりして、あまり好ましいことではないと思っている人もいるかもしれません。しかし、別の視点からみてみると、新たな人間関係が構築できることや新しいスキルが身につくなど、異動がチャンスになる可能性も秘めています！挨拶やスピーチをする際に限らず、異動そのものを前向きに捉えることも大切ですよ。

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ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。