できる人がやっていることは？異動の時に使えるあいさつメールの書き方、絶対にしないこと

2024.3.11

社会人として働くなかで、人事異動の季節になるとドキドキしてしまう人も少なくないと思います。いざ異動が決まった後は「異動の挨拶はどうすべきか」「挨拶メールはどのように書いたらいいのか」と、異動する日までの引き継ぎなど、対応に追われる業務が多く悩む人もいるでしょう。

今回は、実際に筆者が秘書の経験を通して学んだ、“できる人”が行っていた「異動の際に活かせる挨拶メールのマナーポイント」を紹介します。異動の予定がある人はぜひ参考にしてみてください。

お世話になった人への感謝を忘れない

異動が決まり正式な辞令が通達されたら、社内や異動先、社外の取引先に向けて挨拶をするのがマナーです。その際の挨拶メールに記載するポイントは主に2つあります。

異動の事実と感謝の気持ちを伝える
後任者の紹介

ここでできる人は、事実や変化を知らせるだけではなく、日ごろの感謝の言葉を忘れないということでした。もう1つは、後任者も活躍できるよう、忘れずに紹介しバトンを繋ぐことです。自分だけがいいという気持ちではなく、後任者のことまで考えられる行動は素敵ですよね。さすがと言われる挨拶メールをぜひ送ってみてください。

一斉送信は絶対に行わない

異動の挨拶や転勤の挨拶をするとき、人数が多くて面倒だと感じ、1通の挨拶メールをBCCで社外のお客様や取引先へ一斉送信する人がいました。これは元秘書の筆者からすると、絶対におすすめできないNGマナーです。

効率的に感じるかもしれませんが、挨拶文はとくに礼儀を重んじるもの。本来ならお世話になったお客様や取引先に直接足を運ぶべきところを挨拶メールで済ませるのですから、多少時間がかかっても礼儀を尽くすことが大切だと思います。

挨拶メールの文面に「相手との思い出」を一言入れている

親しい上司やお世話になった人へは、相手との思い出のエピソードを一言添えるようにしましょう。定型文ではなく、仕事での思い出や印象に残ったエピソード、学びを得たことなど、具体的な一言を入れるのをおすすめします。

縁が切れない一文で締めくくる

最後の結びの一文を「今後ともよろしくお願いします」に代えてアレンジをすることで、縁が切れない関係性に繋げることができます。例えば、「相談にのってください」と結ぶと、職場は変わっても今までのように接してほしいという気持ちが伝わりますし、「定期的に情報交換をしましょう」と結べば、相手を認め互いに切磋琢磨していきたいという気持ちが表現できるでしょう。

このように「また会いたい」という意志を最後の一文で伝えることで、異動をした後も連絡を取り合う関係性に繋げることが可能です。

感謝だけでなく信頼を繋ごう

異動の挨拶は、これまでお世話になった人への感謝の気持ちを伝えるだけではなく、去り際の印象をよくすることも大切です。挨拶メールの印象で一番重要なことは、信頼感だと筆者は思います。最後まで信頼できる人物像を印象付けることで、新天地でもきっと活躍できることでしょう。

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※シーンなどによってマナーが異なる場合があります。

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。