気をつけて！メールで一斉送信をするときの3つのマナー

2024.3.22

社内の情報共有やセールスレターなど、メールで一斉送信をする場面は少なくないと思います。メールの一斉送信は、複数人へのメール送信が一度で済むためとても便利な機能ですが、注意点もあるため、気を付けて活用しなければいけません。実際に、一斉送信のミスによる個人情報の流出などで会社の信用を失ってしまうケースも存在します。

今回は、実際に筆者が秘書時代に気を付けていた経験を踏まえて、一斉送信のマナーや注意点について紹介します。

【ポイント1】件名から内容が一目で判断できるようにする

複数人への一斉送信はどの送信相手へのお願いなのか、どのくらい大切な依頼なのかが見えにくくなり、誤解を招くリスクも伴うため、送信前には念入りに確認が必要です。筆者は実際に一斉送信する前に3つのポイントに絞って、チェックをしていました。

まず1つ目の注意ポイントは、メール本文の内容が一目で分かる件名になっているかどうか。一斉送信するメールの場合、大きく分けると周知の目的で送る場合と、受信者の返信が必要な場合があるため、一目で重要度がわからなければ受信者が見逃してしまう可能性があります。件名を見ただけでメールの内容を送信者全員がすぐに理解できれば、メールを開かず見逃してしまう人も減らすことができますよ。

【ポイント2】宛名は正確か、送信前に再確認する

次に一斉送信する前に、宛名が正確かを今一度、確認しましょう。

宛名の間違いは相手の信用を失ってしまうため、防がなければいけません。そのためには、データの自動挿入や宛名をコピーするなど、ミスを防ぐための工夫をしましょう。またチーム全体やセールスレターのような場合には「関係者各位」「ご担当者様」といった宛名表記で対応をしましょう。

【ポイント3】一斉送信であることを明記する

最後に、一斉送信であることをメールの本文に明記しましょう。

一斉送信は一括の連絡。送り先すべての人への小さな配慮が大切になるのです。そのため一斉送信であることを記載せずに送信すると印象が悪くなる恐れや、トラブルを引き起こしてしまう可能性も秘めています。「一斉送信にて失礼いたします」「Bccにて一斉送信でお送りしております」といった文言を付け加え、一斉送信であることを必ず記載しましょう。

念入りなチェックで、ミスを回避！

一斉送信の際は文面のマナーだけでなく、誤送信や個人情報の漏洩など、トラブルのタネも隠れているので細心の注意が必要です。そのため、高いセキュリティ意識がとても重要となります。ミスが起こらないよう、送信前には今一度チェックをしましょう。

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※シーンなどによってマナーが異なる場合があります

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。