何分前が正解？リモート会議の3つの注意点と正しい入室マナー、教えます！

会議や打ち合わせ、さまざまなシーンにおいてオンラインのミーティングツールが活用されるようになりましたね。ツールによっては相手からの承認が必要なものもあったりして、オンラインでの打ち合わせの際、何分前までに入室をすればいいのかタイミングに迷った経験はありませんか？対面での会議と違い、マナーがよくわからないという声も多く耳にしたりします。

そこで、今回は「オンライン会議は何分前に入室するといい？」のか、元秘書である筆者が、会議を円滑に進めるためのマナーについて紹介します。

オンライン会議は何分前に入室するのがベスト？

開始1分前までに入室できていればOK。

事前に必要な設定を済ませていることが前提となりますが、使い慣れているオンラインのミーティングツールであれば1分前の入室でも大丈夫かと思います。1分前では焦ってしまうという方は、開始の5分前には起動しておき、マイク・スピーカー・カメラなどに不具合がないことを確認しましょう。その上で、カメラをオフにしミュートにしてスタンバイをしておくのがおすすめです。

オンライン会議での注意点は、3つ

トラブルを避けるために知っておきたい注意点は3つ。画面越しでの打ち合わせをスムーズに行うには、相手に対する配慮がとても大切です。今一度確認をしておきましょう。

1. 他の方が話しているときはミュート機能で音声をオフ
2. 背景に余計なものが映り込まないよう配慮
3. インターネット環境が安定している場所を選ぶ

特に気をつけたいポイントは、「他の方が話しているときはミュート機能で音声をオフ」。複数の参加者がそれぞれマイクをオンにすると雑音が混じりハウリングを起こしてしまう可能性があります。基本的に自分が話すときだけマイクをオンにし、それ以外はマイクをオフにするように心がけましょう。

今一度確認して、気持ちのいい会議に！

オンライン会議にもだいぶ慣れてきたという方も多いと思いますが、今一度注意点などをチェックしてみてくださいね。画面越しでは伝わりにくいことも多々あるため、相手が気持ちよく話せるようにマナーを守りながら活用してみましょう。

 

※記事内の情報は記事執筆時点の情報です
※記事内の画像はイメージです
※シーンなどによってマナーが異なる場合があります。

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ライター：能美黎子（のうみれいこ/ @reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行っている。