知らないと損! Excel(エクセル)の作業時間を驚くほど短縮できるコツ

短時間でExcel仕事を終えるためのノウハウや、簡単にできる操作でExcel仕事の時間を短縮できるコツはたくさんあります。

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「えっ、こんなに簡単にできちゃうの!」というExcelの簡単裏技、必勝法をご紹介します。

■マウスを使わないと効率が10倍上がる!

・データの大量入力はカーソルの設定がポイント

Excelでの作業は、いかにムダの少ない動きができるか? がポイントになります。

表形式のデータ入力をおこなう際に作業スピードをあげるには、セルに入力した後にカーソルがどのように移動するかを設定するだけでも効果が上がります。

【Excel 2003の場合】Excelのメニューバー「ツール」→「オプション」→「編集」→「入力後にセルを移動する」で設定可能。

【Excel 2007、2010の場合】「Office ボタン」→「Excel のオプション」→「詳細設定」→「Enter キーを押した後にセルを移動する」で設定可能。

・セルの訂正にはF2を使うべし!

データの訂正や追加をする際、該当のセルをマウスでクリックするやり方が一般的です。

しかし、訂正の箇所をなかなかクリックできなかったり、訂正に至るまでに一手間、二手間かかったりしていると時間のロスになります。

そこで使って欲しいのがF2キーです。修正したいセルのところでF2を押すと、該当セルで入力できる状態になります。

・セルの先頭にカーソルをいとうさせるときは「HOME」ボタンを使うべし

F2で修正をかけると、データの最後尾が点滅するので語尾に追加したり、語尾から削除したりする際に便利です。

しかし、データの先頭に文字を追加したり、編集したりする際は結構大変。そういった場合には「F2」→「HOME」ボタンを押せば、先頭にカーソルが移動するので便利です。

■自動でできることは自動でやろう!

・まとめて修正するときは「置換」を使おう

大量の入力項目を変更する際などは、「置換」を使うと大変に効率よく仕事がはかどります。「置換」は任意の単語を「置き換えて」くれる機能です。

たとえば、市からはじまっている住所録などを「県からはじまるように変更する」という場合は、「Ctrl」+「F」ボタンをクリックし「検索と置換」ウィンドウが開きます。

「置換」→「検索する文字列」ボックスに千葉市と入れます。下の「置換後の文字列」ボックスに「千葉県千葉市」と入れて「すべて置換」を押すと該当する文字が一気に変換されます。

■無駄な印刷を省いて一発キレイ印刷!

Excelをプリントする際、1枚の紙にどのように印刷されるか、印刷してみないと分からない場合があります。

印刷の紙と時間のロスをなくすためには「改ページプレビュー」の機能が便利。

改ページプレビューは「表示」→「改ページプレビュー」を選ぶと、Excelの画面がプリントする際のページ表示になります。

点線の内側の部分が紙1枚分のレイアウトになります。

これを1枚に収めたいときは、点線の部分を任意にドラッグして太い青線と重ねると1枚の紙に収まります。

いかがでしたか。ちょっとしたことでExcelの作業がぐんとラクになります。ぜひ試してみてくださいね。

(ありちたかひこ)

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