忙しいそうだからって、後回しにしてない？仕事でトラブルが発生した時の報告ポイントとは

2024.4.2

仕事をしていれば誰でも失敗はつきもの。そこでの対応の仕方ひとつで、信頼を損ねることもあれば、逆に印象をいい方向に変えることもできます。ミスを最小限に留めるためにも、トラブルが発生した時の報告時のマナーは押さえておきましょう。ここでのコミュニケーションの取り方や伝え方を理解できていれば、悪い状況下でも冷静に対処できるようになりますので、ぜひ最後までチェックしてくださいね！

1.早めに上司に謝罪と報告

まずは基本中の基本ですね。トラブルやミスに気づいた時点で、一刻も早く上司に謝罪をし、現状がどういう状況なのかの報告をしましょう。どんな些細なことでも、気付いた時点で報告をしておけば、上司側でも早めに対策を打つことできます。また報連相のマナーでは相手が忙しいタイミングは避けるよう言われますが、こういうシーンでは逆。上司が忙しそうだからと言って、後回しにしないように要注意。報告する人は作業の指示をされた人が行うことも大切なことです。

2.起きたことを簡潔に伝える

トラブルやミスが起きた際の報告内容は、要点を整理し、簡潔にわかりやすくが重要です。そして結論から述べるようにしましょう。そのうえで、「なぜ起きたのか」の問題点や緊急度を時系列に沿って伝えましょう。こうすることで、相手の理解が得やすくなります。ネガティブな報告は口頭での報告がおすすめですが、間違いや解釈ミスが起こらないように、チャットツールやメールなどのテキストも活用しながら報告できると、なおいいと思います。

3.他責にしない

トラブルやミスが発生したときは、「人のせいにしない」のが基本。自分に非がない場合でも、報告する立場にあるということはその作業のチームの代表でもあるわけです。たとえ本当にチームの誰かが勘違いをしていたとしても、「○◯さんが理解してくれなくて…」と報告するのではなく、「私の言い方が悪かったかもしれません」といった自責の言葉に置き換えて伝えるようにしましょう。もし今後のために必要ならば、トラブルが落ち着いてから、相談する形で上司と話す場を持つといいと思います。

４.対応策を考えておく

そして最後に、今後同じことが起きないように解決策や対応策も考えてから上司に報告できるといいでしょう。ただし、対応策を勝手に実行してから報告するような、自分勝手な判断はNG。事前に上司や取引先に相談してから進めるが正解なので、まずは提案する姿勢を取るようにしましょう。

トラブル発生時こそ、慌てず、冷静に

トラブルやミスに気づいたら、いち早く上司に報告することが大切です。今回紹介した報告マナーを心得ておけば、慌てることなく、冷静に行動できるはずです。ピンチをチャンスに変えて、ビジネスをより円滑に進められるようにしましょう！

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監修：能美黎子（のうみれいこ / Instagram）
新卒で入社した最大手保険会社で約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。