言葉選びに気をつけて！【シーン別】メールの返信の基本マナー。今さらだけど、押さえておきたいポイントとは

2024.3.19

最近はチャットツールなども活用されていますが、まだまだビジネスシーンではメールでのやり取りが主流ですよね。特に社外の方とのやり取りではメールが基本になると思います。

そんなビジネスメールのやり取りにもマナーがあるのをご存知ですか？受け取ったら早めに返信するのは当たり前ですが、その時々の状況に応じて、返信する文章も変えなければいけません。そこで今回は、ビジネスメールの返信マナーをご紹介。ビジネスパーソンの基本的となる返信マナーやポイントを状況別に紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！

【シーン1】取引先にお詫びをするとき

まずは、取引先にお詫びをする際の返信ポイントから見ていきましょう。

本来であれば、直接謝罪をする、または電話での謝罪が望ましいシーンであるとは思いますが、自社と取引先との距離の問題だったり、次の打ち合わせまでに期間が少しあり、それよりも前に一度、謝罪の気持ちを伝えておきたいなど、その時々の状況で難しいこともあるでしょう。その場合はメールで送るのもひとつの選択肢です。

メールで送る際はお詫びが必要な出来事の発生から日を開けずに送ることはもちろんのこと、誤字脱字にも十分に気をつけ、声色や表情などが伝わらない分、言葉選びにも気をつけましょう。

【使える謝罪フレーズ】

申し訳ございませんでした
ご迷惑をおかけいたしました
謹んでお詫び申し上げます
心より謝罪いたします
弁解のしようもございません

【シーン2】日程調整メールへ回答するとき

社内外問わず、ビジネスのシーンでは切っても切り離せない、日程調整。何かを売るにしても作るにしても、ここでのスケジューリングがテンポよく進まないと、競合に奪われてしまう恐れもあるので、意外と大切な作業ですよね。

日程調整は電話で行うよりもメールやチャットなどの文面で残すのが監修者のおすすめなんだとか。文字で残ることにより、勘違いや行き違いなどが発生しづらくなります。

日程調整をメールで送る際は、目的・日時・場所をはっきりとさせること、具体的な選択肢を明示し、先方が返信しやすいように工夫できるとスマートでしょう。さらに返信期限も設けておくと、他の仕事のスケジュールも立てやすくなりますよ。

【シーン3】異動・退職のあいさつへ返信するとき

最後は、異動・退職のあいさつへの返信です。3月は人事異動や退職などが増えるタイミングでもありますよね。気づいたらメールの受信ボックスに取引先の担当者からメールが届いていた！なんてこともあると思います。

あいさつメールへの返信では関係性の深さによっても違いはありますが、よくお世話になっていた方からのメールであれば、できるだけ早く、必ず返信するのがマナーです。またこういったあいさつメールは一斉送信で送られてくることも多いと思いますので、返信の際は宛名や返信先には十分注意しましょう。返信メールに書く内容としては、まずはお世話になったお礼を述べつつ、差出人との思い出なども簡単に加え、相手の今後を気遣う言葉で締めくくれるといいと思います。

【誰にでも使える、相手を気遣うフレーズ】

○○さんの益々のご活躍をお祈りいたします
○○様のご健勝を心よりお祈り申し上げます

※記事内の情報は記事執筆時点の情報です
※記事内の画像はイメージです
※シーンなどによってマナーが異なる場合があります

監修：能美黎子（のうみれいこ/Instagram）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。