「絵文字を使うのはNG？」仕事でのマナー、元秘書に聞いてみた

2023.9.9

近年ビジネスのコミュニケーションとして、Eメール以外にもさまざまなツールが導入されています。ビジネスチャットなどを導入している会社も多いのではないでしょうか？

Eメールに比べると、ビジネスチャットはとても手軽に使えるため、ついつい絵文字などを送ってしまいそうになりますよね。しかし、友人などとのプライベートなやり取りとは違い、ビジネスシーンには相応のマナーが存在します。

「ビジネスシーンで絵文字は失礼」は過去の常識でしょ？という意見もあるため、今回はビジネスの連絡で絵文字を使うのはマナー違反なのかを解説していきたいと思います。

ビジネスの連絡で絵文字を使うのはマナー違反？

ビジネスメールで絵文字を使うのはマナー違反となります。基本的に、顔文字や絵文字などは使いません。

メールでは一般的に硬い文章でやりとりをするため、絵文字や顔文字はよくない印象を与えてしまう可能性があります。メール本文の内容に関わらず、使用しないほうがよいでしょう。

しかし、冒頭でも述べたように、会社によってはEメールだけでなくさまざまなツールが導入されているかと思います。その中でも普及されているのが、ビジネスチャットではないでしょうか。ビジネスチャットにおいては、少しマナーが違ってきますので詳しく解説していきますね。

ビジネスチャットでは絵文字を使っていいの？

ビジネスチャットでの絵文字は、場合によって使用可能です。文面の内容や相手との関係性によっては、使ってよいケースもあります。

ビジネスメールの代わりに浸透しはじめているビジネスチャット。ビジネスチャットは、会話形式のスピーディなコミュニケーションが可能なツールで、メールに生じる「定型文が必要」「堅苦しく意図が伝わりにくい」といった問題を解消してくれます。

プライベートのLINEとは違い、ビジネスで利用するチャットのため、絵文字やスタンプを使う場合はしっかりとマナーに沿った使い方をする必要があります。

ビジネスチャットを利用するときの基本マナー3つ

ビジネスチャットの普及で、ビジネスの場面で絵文字を使うことに抵抗がなくなってきています。しかし、プライベートで利用するのとは訳が違いますから、ビジネスではプライベート以上に相手に配慮して使う必要があります。基本的なポイントは3つです。

相手との関係性を考える
取引先や上司とのやり取りの場合、自分から積極的に絵文字やスタンプを多用するのではなく相手の出方をうかがってから使うようにしましょう。特に目上の方とのやりとりの場合は、相手が絵文字を送ってきたら、状況に応じて自分も送るという形がいいですよ。相手に合わせて状況を判断することが大事です。
絵文字・スタンプは乱用しない
タイムラインが絵文字ばかりになると大切な情報が埋もれてしまうこともあります。常に絵文字ばかり使うのはビジネスの場ではマナー違反です。忙しいときや外出先で返信に時間をかけられない場合に使うなど、状況に応じて使い分けるようにしましょう。
チャットの内容によって使い分ける
自分が謝罪するときや重要な内容を送るときは、重要度が伝わるように使わないようにするのがいいでしょう。

絵文字を使用する際に考えてほしいことは、連絡手段が電話やファクスからメール、メールからビジネスチャットに変わったからといって、相手との関係が変化するわけではないということです。その点を踏まえた対応が必要となります。

ビジネスチャットで絵文字を使うメリットは？

実際に、絵文字やスタンプを使うメリットはあるのでしょうか？実は、絵文字を使うことで、仕事の効率化が進んだり、メンバー同士のコミュニケーションが取りやすくなったりと、さまざまなメリットがあります。

業務効率化につながる
簡単にリアクションができるため、「了解しました」や「ありがとう」などの絵文字を使用すれば、返事を入力する時間を省くことができます。また、メッセージを読んだことを伝える手段としても、既読スルーにはならずに手軽に伝えられるので、忙しいときにとても便利です。
相手との距離が縮まる
絵文字やスタンプを使うと、ビジネスチャットツールの特徴でもある“手軽さ”や“スピード感”などの利点をさらに活かすことができます。絵文字を使うことにより、表現が柔らかくなり、相手に自分の感情を伝えやすくなりますよ。

手軽に感情を表現できる絵文字はいいコミュニケーションツールです！絵文字を使用することによって感情を表現しやすくなるので、相手との距離が縮まります。特にビジネスシーンでは、メールのようにテキストのみのやり取りだと、冷たく堅い印象になってしまうこともあるため、絵文字を利用することによって緩和させることが可能となります。

絵文字は状況に応じて使い分けて！

今までビジネスでは絵文字を使うことは御法度でしたが、ツールが多様化し状況が変化してきました。しかし、ビジネスの場ということを忘れず、相手への思いやりを持った行動と、マナーを守りながら節度ある使用が重要となります。

一つひとつの行動がご自身の評価へとつながりますので、状況に応じて臨機応変に絵文字を使い分けて、仕事を円滑に進めていきましょう。

※記事内の情報は記事執筆時点の情報です。
※記事内の画像はイメージです。
※シーンなどによってマナーが異なる場合があります。

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ Instagram：@reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。
編集：TRILLニュース