PCでメモを取るのはNG？正しいマナーを元社長秘書が解説

2023.8.23

仕事をするうえで、今やスマホやパソコンは不可欠ですよね。最近、「会議中や商談中にスマホやパソコンでメモをしているのですが、マナー違反になりますか？」という質問をよく聞きます。

会話中にパソコンを使うと不快に思う方もいるかもしれませんが、筆者が一番気になるのはマナーの問題。つまり、相手への気配りがあるか、ということです。

今回は、商談時や打ち合わせの席の際に心がけたい“スマホやパソコンの使用マナー”をご紹介します。マナーを知って、円滑に仕事を進めましょう！

1.スマホやパソコンでメモを取るのはマナー違反？

結論から言うと、スマホやパソコンでメモを取ること自体は「問題ない」です！

商談や会議中に、正しくメモを取っておくことはとても大切です。メモ用紙に直筆で記録すると書き間違いや乱筆となり、後から読み直すと意味が分からなかった、なんてことはありませんか？そのため、スマホやパソコンを使ったメモ取りはとても便利と言えます。

ただし、当たり前のように使用するのはNGです。使用上のマナーを守り、相手への気配りが不可欠となります。気配りのポイントは「相手が不快に思うか否か」ということ。

スマホ・パソコンでメモを取る場合、キーボードの操作やパソコンの開閉が不快に感じられる恐れがあるため、お客様や取引先がいる場では「相手が、スマホやパソコンでメモを取ることに対しOKかNGかの確認をすること」が大切となります。

「恐縮でございますが、メモはスマートフォンで取らせていただいてもよろしいでしょうか」
「恐縮ですが、本日の商談内容をパソコンにメモしてもよろしいでしょうか」

などと、事前確認をしてから利用することで、相手も理解を示してくれるでしょう。しかし、相手に事前確認を取り、了承をいただいたから何でもOKというわけではありません！注意が必要となりますので、そのポイントをお伝えします。

2.スマホ・パソコンを使うときの3つの注意点

商談や打ち合わせの一番の目的は、メモを取ることではなく話を聞くことです。ついメモに夢中になってしまう方も多いと思いますが、スマホ・パソコンを使用するうえでは特に使用上のマナーに注意を配る必要があります。

【スマホ・パソコンを使用するときの3つ注意点】

入力作業に没頭しない
入力時の姿勢に気を付ける
パソコンの置き方に注意する

上記の3つについて、詳しく見ていきましょう。

①入力作業に没頭しない

「重要な内容を取りこぼすわけにはいかない…」と、入力作業に集中してしまいますよね。しかし、商談や打ち合わせ、会議などではメモに残すことよりも自分が参加をしていることが大切です。スマホやパソコンの画面ばかり見ていて、意見を求められたときに話についていけてなければ意味がなくなってしまいます。

自分も参加者の一人であることを忘れず、会話中はスマホやパソコン操作に熱中せずに、アイコンタクトを取りながら作業を進めましょう！

②入力時の姿勢に気を付ける

スマホやパソコンを入力しているときの自分の姿勢を意識したことはありますか？多くの方が前傾姿勢になりがちです。集中しすぎて常にうつむいた姿勢になっていたり、相手と視線を交えない時間が長く続きすぎたりするのは絶対にNG！

ずっと顔を伏せていると、周りから「ちゃんと聞いているのか？」「寝ているのか？」などと誤解を与えかねない行動になるので気をつけましょう。

ポイントは、時折、相手の目や顔を見て相づちを打つことです。「あなたの話を真剣に聞いています」という良い印象を伝えることができます。視線を落としがちな人は、相手の顔や首元あたり、男性ならネクタイの周辺を意識して見るようにしてみてください。

③パソコンの置き方に注意する

自分の手や機器類の置き方にも工夫する必要があります。その際のポイントはこちらです。

自分の手は机の上
パソコンを使うかどうかに関係なく、話し相手と机を挟んで向かい合ったときに自分の手を置く場所は机の上です。机の上に手を置くと、自分が何も隠していないことの意思表示になりますし、仕事に対し積極的に臨んでいる姿勢も伝えられます。相手から手を隠すと、不信感を招く恐れがあるので、見えにくい机の下に手を置くのは避けましょう。
パソコンは自分の斜め前
大きな荷物やノートパソコンで壁を作ってしまうと、相手を遠ざけている印象になりかねません。メモ用のパソコンを置くのであれば、自分の正面ではなく斜め前がベストな位置です。パソコンが相手の視界を遮らない位置に置くことで、相手との距離を縮めたいという意思表示となります。
パソコン画面は隠さない
パソコン画面は、隠さずに相手からも見える向きに置くのがおすすめです。何を入力しているか分かると相手も安心できるため、見えても良い位置に置くと良いでしょう。

また、スマホをメモ代わりにする際の注意点として、机の下など相手から見えない場所で使用するのは「メモを取るふりをして関係のないメールをしているのでないか…」と誤解を招くのでNGです！

大切なのは“相手への思いやり”

マナーの基本は相手の立場に立ち、相手を思いやることにあります。メモを取ることは、相手の話を聞く側に回るということ。相手に気持ち良く話してもらえるような振る舞いを意識することがビジネスの利益にも繋がります。

商談や打ち合わせが有意義な時間となりますように！

ライター：能美黎子（のうみれいこ/ Instagram：@reikonohmi）
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。
編集：TRILLニュース