「知らないと恥ずかしい！」秘書がやってる5つの“ビジネスマナー”を《現役秘書が解説！》

オンライン秘書の久保田友里恵です。10年間にわたり秘書を始め、色々なバックオフィス業務を経験し、現在は経営者でもあります。

今回のテーマは超基本のビジネスマナー。仕事のクオリティがどんなに素晴らしくても、基本的なマナーができていないと相手の信用を失いかねません。

今回は、「知らないと恥ずかしい！」基本のビジネスマナーを5つピックアップ、それぞれ解説していきます。

1. 超基本！デキる秘書は30〜1時間前のリマインドが当たり前！「時間を守る」

「時間を守る」ことは超基本的なマナーであり、ルールです。もはや常識ですよね。

当たり前ですが、会議やお客様とのアポイントなど「自分以外」の関係者がいる予定がないか、前日までに1日のスケジュールをしっかり把握して、開催場所や関係者について頭に入れておき、時間に余裕を持って行動する。もし交通事情などやむを得ない理由があって約束の時間に遅れる場合は、遅れそうだとわかった時点で速やかに電話やメール等で連絡を入れることは徹底しましょう。

ZoomやGoogle Meetを使用したオンラインでの打ち合わせの機会も多いと思います。オンライン会議は移動がない分、時間ギリギリに入ってしまう方も多いのでは？「会議URLをクリックしてもアクセスできない」「アプリが落ちてしまった」というトラブルも発生しやすいので、カレンダーのリマインダー機能などを利用して、余裕をもって会議参加するクセをつけておくのが◎。

私の周りの「デキる秘書」の人たちは、ミーティングが始まる30分前や1時間前に「このあと○時からの打ち合わせ、どうぞよろしくお願いします！」と関係者へリマインドを送っています。

こうした自分発信のリマインド送信を習慣化することで、相手に予定を思い出してもらうだけでなく、自分自身のスケジュール管理もスムーズになるのでおすすめです。

2. できていないだけで相手の印象がガラッと変わる「正しい敬語を使う」

これも社会人としての超基本。会話の中で、尊敬語と謙譲語が混ざってしまう人が意外と多いので、気を付けたいですね。一方で言葉は日ごろから無意識に発していることが多く、自分ではなかなか間違いに気づけないものです。

自分の敬語に自信がない人は、同じチームで働いている仲間と一緒に、電話応対や商談のロールプレイングを行うなど、定期的に自分の発している言葉（話し方）を誰かにチェックしてもらう機会を作ってみると良いです。

自分では気づけなかった言葉の間違いを教えてもらうことができますよ。

3. 実は相手との距離を縮めることもできる！「報連相を徹底する」

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の略。社会人なら誰しも1回は耳にしたことがある言葉で、組織の中で仕事をしていく上で非常に重要なマナーです。

緊急時は、可能な限り迅速に報告・連絡をして判断の仰ぐことが大切です。こうした有事の際に的確かつ迅速に対応するためにも、日常的に報連相が漏れなく適切にできるようにしておくことも重要です。定例mtg、1on1といったコミュニケーションの場で鍛えておくといいでしょう。

私の場合、迅速と的確さはもちろんですが、空気感も大切にしています。日ごろから仕事の話以外にもちょっとした雑談を挟むようにするなど、お互いにとって話しやすい雰囲気を作ることも意識しています。正確性はもちろん大切ですが、自分が話しやすく相手が聞きやすい場を作るとより円滑に進められると思いますよ。

4. 「わざとじゃない」では済まされない！「守秘義務を守る」

ビジネスだけでなく日常生活にも通じますが、仕事をするうえで知り得た個人情報や機密情報は、他人に漏らさない、つまり「守秘義務を守る」ことも超基本のマナーでありルールですね。

どんな理由であれ、「守秘義務を守れ」なかった場合、信用を一気に落とすことになります。それは「意図的でなくとも」です。

意図せず情報が漏れてしまうことを防ぐために、アカウントのパスワードを定期的に変更するなど、普段から自己防衛をすることも大事で、マナーのひとつといえます。

5. 自分が会社の顔である！「当事者意識をもつ」

どんな立場であっても、「自分が会社の顔である」という意識をもって外部の方と接することが大切です。

自分の担当ではない領域の質問を受けたときも、「それは私の担当ではないので分かりません」ではなく、自分ごととしてとらえて真摯に対応したいですね。

こうした姿勢は今後の自分の仕事につながります。

特に初めて仕事をする相手は、会社でのあなたの立場をよく知りません。「〇〇会社の人」という最低限の理解でやり取りをしています。例えば、相手の質問に自分の言葉で一通り説明できるようにしておけば相手からの信頼感も生まれ、「またこの人に仕事をお願いしたい！」と思ってもらえます。もちろん誤った情報を伝えてはいけないので、事前に自分で自社のことを調べたり、分からないことは関係部署にヒアリングしておくようにしましょう！

ちょっと大それた話になってしまいましたが、私の場合まず日常でできる範囲から行動するようにしています。例えば、自分には直接関係がないチャットグループの会話にも目を通して、気になることがあったらコメントしたり、リアクションをするようにしています。

「自分の所属する会社に関することは、もちろん自分にも関係あることである」そんな当事者意識をもって仕事に取り組むことで、より一層、仕事が楽しくなりますよ。

基本のビジネスマナー5選

今回は、知らないと恥ずかしい超基本のビジネスマナーを5つ紹介しました。

1. 時間を守る
2. 正しい敬語を使う
3. 報連相を徹底する
4. 守秘義務を守る
5. 当事者意識をもつ

できて当たり前の超基本のビジネスマナー。だからこそ、しっかり漏れなく対応しておきたいですね！まずは丁寧に実行することを意識してみてください。

 

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著者：久保田友里恵／オンライン秘書（Instagram/Webサイト）
株式会社トロピコ代表取締役。会社員時代、社長直属で10年間バックオフィス業務全般を担った経験を活かして2019年に独立。オンライン秘書サービスの会社を経営しながら、200名以上が参加するオンライン秘書育成コミュニティ「おうち秘書サロン」を運営中。
編集：TRILLニュース