【Googleのアドバイザーが伝授】仕事メールを効率的に対処する方法

仕事メールはこの記事の著者アマンサ医師の弱点。ソーシャルメディアやチャットアプリの着信音に気を取られることはなくなった。でも、彼女には受信箱に溺れて、本当にやるべき仕事を先延ばしにする癖がある。あなたは、どう？

しょっちゅうメールソフトを開いているのに、未読メールはなくならない。彼女にとって、ろくに働きもせず、あてもなく受信箱の中を徘徊するのは後ろめたい喜び。だから、Googleのローラ・メイ・マーティンが受信箱の扱い方を教えてくれると聞いたときは純粋に嬉しかったという。今回は、その詳細をオーストラリア版ウィメンズヘルスから見ていこう。

かれこれ10年以上前、Googleに入社したマーティンは『20%プロジェクト』に着手した。Googleの社員は平日5日間のうちの1日（20%）を自分で決めたプロジェクトに充てられる。その時間を使ってマーティンは、受信箱と効率的に付き合うための社内向けトレーニングプログラムを考案した。このトレーニングを何千人ものGoogle社員に行ったマーティンは、エクゼクティブ・プロダクティビティ・アドバイザーというフルタイムの役職に就き、生産性の向上を目的にGoogle幹部をマンツーマンで指導している。

マーティンは仕事メールを乾燥機の中の衣類になぞらえる。「衣類乾燥機は受信箱だと思ってください。乾燥機を開け、シャツを取り出して畳んだら、わざわざクローゼットまで歩いて行ってシャツを掛け、乾燥機まで戻ってくる。ほとんどの人は、こうやって仕事メールを処理しています」

「シャツの次はジーンズです。でも、まだ湿っているようなので『とりあえず乾いた衣類と一緒に乾燥機に入れておく』ことにします。いまはまだ対応したくないので、とりあえず“未読”にしておく感じですね。続いて、あなたは靴下の片割れを見つけますが、もう片方は行方不明。でも、乾燥機を離れるついでに片付けます。そうこうしているうちに日が暮れて『残りはもう一回乾燥機にかけて、明日の朝もう一度チェックしよう』となるわけです」

仕事メールが大きなストレスになるのは、読むメールを自分の好みで選んでいるから。マーティンによると、仕事メールは乾燥機の中の衣類と同じように扱うべき。乾燥機を空にする時間を決めて全部取り出し、山積みにしたものを1枚ずつ畳んでからクローゼットにしまえばいい。

マーティンは受信箱を開くタイミングを慎重に選んでおり、ふとした瞬間に目的もなく覗きに行くことはない。そして、受信箱を開いたら、生産性を高めるために独自のワークフローでメールをさばく。

そのワークフローは、ての受信メールを3つのフォルダ（Gmailの場合はタブやマルチ受信トレイ）に振り分けることから始まる。1つ目は、ほかの人のインプットを待たなくても自分だけで処理できる“To-Do”メールのフォルダ。2つ目は、人からのインプットや返信を待ってからでないと処理できない“To-Do待ち”メールのフォルダ。そして最後は“読むだけ”でいいメールのフォルダ。

マーティンは朝一番で受信箱を開き、すべての受信メールを時系列に並べてから先述のフォルダに振り分ける。「私は“自動転送機能”を使っています。この機能を使えば、わざわざ乾燥機まで戻って目ぼしい衣類を選ばなくても、次のメールに行けますから」。フォルダに振り分けられないメールはアーカイブ。

対処するフォルダは、自分の活力レベルに応じて決める。「邪魔の入らない時間が2時間あれば、“To－Do”メールを処理します。そのフォルダだけを開いて、ほかのフォルダには目をやりません。畳む必要のある服だけを黙々と畳み続けます」

活力レベルが少し下がってくる午後は、“読むだけ”のメールに対応。そして、夕方に“To-Do待ち”フォルダを開き、足止めを食っているメールや締め切りのあるメールがあれば、リマインダやフォローアップを送信する。

仕事メールに関するマーティンのルールは2つだけ。「仕事のメールは乾燥機の中にある衣類のように扱うこと。そして、乾燥機は1日1～2回開け閉めすること。でも、1日1回だけにするのは、ほとんどの人にとって現実的じゃないのでオススメしません。次の会議に必要な情報を逃したりしてしまいますから。要するに、乾燥機を開けるのはいいですが、ほかの仕事をしている間は閉じておくということですね」

※この記事は、オーストラリア版ウィメンズヘルスから翻訳されました。

Text: Dr Amantha Imber Translation: Ai Igamoto