【パワポ】「もう下手なんて言わせない！」知っておきたい“キホンのキ” 便利なショートカットキー18手

2023.1.26

学生時代は馴染みが薄かったPowerPointですが、社会人になると使用頻度が高くなります。上司や先輩を納得させるにはプレゼン資料のできがかなり重要で、そのまま自分の仕事の成果に直結することにもなります。いち早く操作をマスターして、実践経験を積んでいきましょう！

PowerPointって何？

Microsoft社が提供しているPowerPointと呼ばれるプレゼンテーションソフト。Wordがテキスト入力、Excelが表計算に特化したソフトならば、PowerPointはプレゼンテーションの資料作成に特化したソフトといえます。

もちろんWordやExcelでもプレゼン資料を作成することは可能ですが、PowerPointはテキストだけでなく、写真やイラスト、グラフなどを直感的に挿入できるので、効率的に作業を進められます。

［Microsoft社が提供するOffice Suite］
・Word ：文書作成ソフト
・Excel ：表計算ソフト
・PowerPoint ：プレゼンテーション資料作成ソフト
・Outlook ：メーラー
・Publisher ：チラシ・名刺作成ソフト
・Access ：データベース作成ソフト

社会人は「Word」「Excel」「PowerPoint」を多用するソフトで、とりわけPowerPointは仕事をしていくうえで上司や先輩の承認を得るための重要なツールといえます。

では次に、PowerPointで何ができるのかを具体的に解説していきたいと思います。

PowerPointでできること

PowerPointではスライドショーの作成や画面を切り替える際オブジェクトにモーションを付け足すことができます。一方的に資料を見せつけるだけでは聴衆は飽きてしまうので、さまざまな機能を用いて情報を効果的かつ的確に伝えることが可能です。

ではさっそく、PowerPointの基本的な操作方法を解説します。

1.テーマを選択
PowerPointにはいくつかのテンプレートが用意されています。テーマを使用すると、色やフォントがあらかじめ定められたデザインが適用されます。

2.新しいスライドを挿入
［ホーム］から「新しいスライド」をクリックすると、新規のスライドを追加できます。どんなレイアウトにするのか複数の候補から選択しましょう。

3.テキストボックスの追加
［挿入］からテキストボックスを追加します。

4.図形の挿入
［挿入］から「図形」をクリックして図形を描画します。どのような図形にするのか複数の候補から選択しましょう。挿入後、色や枠線の変更もできます。

5.表の挿入
［挿入］から「表」をクリックして図形を作成します。行や列の設定をすることが可能です。

6.グラフの挿入
［挿入］から「グラフ」をクリックしてグラフを作成します。グラフの情報はExcelで入力します。

7.画像の挿入
［挿入］から「画像」をクリックし、指定したファイルを選択すると画像が挿入されます。

8.アニメーションを追加
［アニメーション］から「アニメーション」をクリックし、オブジェクトの次にモーションを選択します。効果のオプションをクリックすると、向きが変更可能です。

プレゼン資料の作成方法

PowerPointでできることは大体わかりました。それでは実際にどのような手順でプレゼン資料を作成していけばよいのか学んでみましょう。

1.プレゼン資料の趣旨を明確にする
どんな企画書や提案書も同じことがいえますが、誰に何を、どんな目的で伝えるのかを明確にしてから作業に取り掛かりましょう。

2.構成を組む
趣旨が決定したら、どのようにすれば相手に伝わるのか全体の構成を考えましょう。

3.提示するデータを作成する
ここからが重要です。相手を納得させられるデータを図形や表、グラフなどでしっかり解説します。見やすい資料作りと感心を惹く効果を加えるといいでしょう。

4.見せ方を工夫する
レイアウトやカラーリング、フォント、アニメーション効果を駆使して、相手が理解しやすいプレゼン資料を作成しましょう。ただし、初心者でここまでやるのは難しいかもしれません。まずはしっかりと操作に慣れ、経験を積み重ねていくことが肝心です。

PowerPointでよく使うショートカットキー18選

最後にPowerPointでよく使用するショートカットキーを紹介。WordやExcelと異なり、プレゼン資料の作成は時間がかかりがちなので、作業効率化のためマスターしておくとよいでしょう。

・「Ctrl」＋「c」：テキストやオブジェクトをコピー
・「Ctrl」＋「x」：テキストやオブジェクトを切り取り
・「Ctrl」＋「v」：コピーor切り取ったテキストやオブジェクトを貼り付け

・「Ctrl」＋「a」：テキストやオブジェクトをすべて選択
・「Ctrl」＋「z」：操作を元に戻す
・「Ctrl」＋「s」：ファイルを保存
・「Ctrl」＋「n」：プレゼンテーションを新規作成
・「Ctrl」＋「d」：スライドを複製
・「Ctrl」＋「g」：複数のオブジェクトをグループ化

・「Ctrl」＋「Shift」＋「g」：グループ化したオブジェクトを解除
・「Ctrl」＋「Shift」＋「s」：名前を付けて保存
・「Ctrl」＋「b」：テキストを太字にする

・「Alt」＋「f」：［ファイル］タブに切り替える
・「Alt」＋「h」：［ホーム］タブに切り替える
・「Alt」＋「n」：［挿入］タブに切り替える
・「Alt」＋「g」：［デザイン］タブに切り替える
・「Alt」＋「a」：［アニメーション］タブに切り替える
・「Alt」＋「s」：［スライドショー］タブに切り替える

パワポに慣れて一目を置かれるプレゼン資料を作ろう

いかがでしたか？一見難しく見えるPowerPointの操作ですが、だんだんと慣れれば、意外と楽しくなっていきます。早く操作方法に慣れて魅力的な資料を作っていけるといいですね！

ライター：ちだい
家電・モノライター&デザイナー。オーディオやバッテリーなどの小型ガジェットを中心にモノ系やカルチャー・サービスなどモノ誌で執筆。趣味は映画鑑賞と競走馬。
編集：TRILLニュース