【Excel】「あなたはできていますか...？」“最低限知っておきたい”Excelのお作法5選！

独自のルールで書類を作ったり、フォーマットを間違えていじってしまったり、というのはExcel作業に起こる“よくある”ミスです。下手をすれば大惨事にもなりかねないので、Excelの使い方を学習する以上にまず理解しておきたいお作法といえます。ビジネスパーソンの最低限のマナーなので、是非この機会に知ってもらえればと思います。

Excelのお作法①：名前を付けて保存する

会社やチーム単位で共有しているExcelのフォーマット。新入社員が陥りやすいのが、ひながたファイルの上書き保存です。ファイルを開いたら、資料を作成する前に「名前を付けて保存」を習慣にしましょう。

保存したいフォルダーが表示されないときは「参照」をクリックして任意のフォルダを指定しましょう。またマクロを含むファイルの場合は、ファイルの種類をExcelマクロ有効ブック（*.xlsm）に変更しましょう。

Excelのお作法②：数式が入ったセルには触れない

初心者以外もうっかりやってしまいがちなミス。セルに数式が挿入されているのに不注意で消去してしまうことがあります。気づいたときはもう戻せない状況になってしまうことがあるので、数式バーを常にチェックすることをオススメします。

ショートカットキーの入力ミスなどで数式バーが消えてしまった際、「アレ？」となりがちなので、覚えておくとよいでしょう。

Excelのお作法③：Excelファイルは変換してPDFで送信する

Excelファイルで作成した見積もり書などは、できるだけPDFファイルに変換して送りましょう。これにより、第三者がデータを改ざんすることを防ぐことができます。

Excelのお作法④：セル結合をしない

セルの結合は書類の見た目をキレイにすることができる機能ですが、並び替えをしてデータを解析することができなくなってしまい却って面倒なことになってしまいます。そのためビジネスシーンにおいては、セル結合をしないというのが暗黙のルールになっていることがあります。気をつけましょう。

もし、どうしてもセルを結合したいという場合は下記の方法を活用するのがオススメです。

書式を設定すると、文字の位置がセル結合したときと同じように中央になります。並び替えもできるのでとても便利です。

ただし、縦方向のセルはできません。

Excelのお作法⑤：連番を振る

簡単に最初の状態に戻せるよう、表の左側にはNo.を振っておきましょう。並び替えてぐちゃぐちゃになってしまっても、ナンバリングをしていれば、すぐに初期状態に戻せます。

名簿の順番がバラバラにならずにファイルを保存できるので、チーム内でのシェアも安心です。

まずは「やってはいけない！」を覚えましょう

操作を覚えておくといろいろなことを試したくなりますが、Excelにはやってはいけないルールがあるので注意が必要です。チームや上司に迷惑をかけないよう覚えておくといいですよ。

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ライター：ちだい
家電・モノライター&デザイナー。オーディオやバッテリーなどの小型ガジェットを中心にモノ系やカルチャー・サービスなどモノ誌で執筆。趣味は映画鑑賞と競走馬。
編集：TRILLニュース