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PTA役員で必要に!? 意外と知らない“パソコンメール”の送り方

  • 2015.5.4
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【ママからのご相談】

娘の学校で役員を引き受け、久しぶりにパソコンでメールのやりとりする機会が増えたのですが、「CCってなんだったっけ?」というのが多くて……。 メールのやりとりの基本もう一度聞いても良いですか?

●A. これだけ知っておけば大丈夫! メールのやり取りの基本!

こんにちは、フリーライターの鈴木ハナコです。

最近では主な連絡手段としてスマートフォンのチャット形式コミュニケーションアプリを活用されているママさんが多いですが、学校関係で役員を引き受けると、資料のやりとりもあったりして“連絡はメールで”となる場合もあるようです。今回はメールの基本をおさらいしてみましょう。

●メールを送るときの基本

件名は本文で一番重要な部分を見出しのような形にして書き込みます。その後に自分の名前と所属を入れられると良いです。返信時の件名も書き直すのがベター。相手から送られてきた件名を消さずに続ける形で書き加えると良いでしょう。

本文では、長い文面になると読みにくいのでこまめに改行する、段落ごと一行余白を入れるなど工夫できると相手により伝わりやすくなります。

また、文字だけのコミュニケーションとなるので相手を否定するような文面を使う際は細心の注意が必要となります。こういったやりとりはできればニュアンスが伝わる電話で行うのがいいです。

文末には送信者の名前、必要なら電話番号などの連絡先も一緒に記しておくと、相手が直接電話をしたいときなどにわざわざ連絡帳を調べる手間が省けて親切です。

●メールの小技

CC(カーボンコピー)、BCC(ブラインドカーボンコピー)はこの欄に複数のメールアドレスをコンマで区切りながら入力することで同じ内容の文章を複数の人に送ることができます。

BCCに入力した場合は、相手にメールが届いた際、表示されるのが送信者のメールアドレスだけなので特に問題はありませんが、CCを利用する場合は注意が必要。CCに入力した全員のメールアドレスが表示されてしまいます。

誰に同じものを送信したかを明記するときに便利ですが、個人情報保護の点でも、また、不要なトラブルを避けるためにも全員がそれぞれのメールアドレスをきちんと把握しているか確認してから使用する方が無難です。

文書ファイルなどの添付が必要な場合は相手がどんな機種でメールを確認するのかが重要。ファイルの拡張子によっては対応しているソフトがないと開けないこともあるので、仲間内で確認しておくとスマートです。

同様に写真などの添付のサイズにも気配りを。サイズが大きすぎる場合などは開けないといったことにもなりかねないので、必要に応じて解像度を下げるなど受け取り側へ配慮できるといいですね。

今後やりとりが増えそうな相手についてはメールアドレスの登録をしますが、その際相手の名前に“様”をつけて登録しておくと相手に届いた場合に敬称がつくので便利です。

【参考文献】

・『お仕事のマナーとコツ』西出博子・監修

●ライター/鈴木ハナコ(歯科衛生士)

幼い時から医師や歯科医師などの医療関係者に囲まれて育ち、反発したものの大学卒業後自身も結局医療関係職に就く。本職の傍ら医療分野のコラムを執筆。現在結婚し、これまた医療関係職の夫と2児と暮らす、母親業と子どものことはわからないことだらけながらも日々奮闘中。気になったらとことん調べたいという性格が影響するためか、調べ始めたら止まらない。専門家へのインタビューも積極的にこなします! “キチンと知りたい”をモットーに取材、執筆活動中。趣味はお手軽アウトドア。