退社時間を少しでも早めるための7つの方法

私たちの生産性を低下させ、会社での滞在時間を長くする要因といえば、新着メールのプッシュ通知、スマホにかかってくる営業電話、いつまで経っても終わらない定例会議。そんな問題を解決し、集中力をアップさせ、早く帰るためのトリックを専門家がアメリカ版ウィメンズヘルスに教えてくれた。

就職サイト『Career Builder』のアンケートで、採用担当マネージャー、人事担当者、さまざまな業界に属するフルタイム従業員の計5千名以上が、仕事の邪魔をする最大の要因を回答した。第1位は携帯電話。それ以外にも、社内ゴシップ、インターネット、間食、タバコ休憩、おしゃべりな同僚、会議、メール、これといった用もなく自分の席に立ち寄る同僚、スピーカーフォンで話す同僚などが挙げられた。

もう、今すぐ帰りたいのに！ そこで今回は、このような外敵から身を守り、退社時間を早めるためのトリックを専門家が教えてくれた。

制限時間を設ける

『Getting Ahead: Three Steps to Take Your Career to the Next Level』の著者、ジョエル・ガーフィンクルによると、いつもより早く会社を出るには、「この時間までに何が何でも会社を出る」という制限時間を設けることが大切。そうでもしないと、朝まで残業することになりかねない。なお、制限時間は現実的な時間にすること。例えば、夜8時を過ぎても会社にいることが多いなら、まずは夜7時半を制限時間とし、その時間の1時間前にアラームが鳴るようにしておこう。その1時間で手元の仕事をまとめ、同僚と上司に報告する。制限時間を設ければ、早く帰るというタスクに集中できるだけでなく、仕事に対するモチベーションと集中力も1日中キープできるので仕事がはかどる。

スマホと自分を切り離す

当たり前かもしれないけれど、集中力を保ちたいなら、スマホを自分から遠ざけるべき。でも、前述のアンケートで第1位を獲得したということは、電話やチャットを無視するのが口で言うほど容易ではないということ。職場環境の戦略家で著書に『Tweak It: Make What Matters to You Happen Every Day』を持つカリ・ヨースト・ウィリアムズによると、その誘惑に打ち勝つためには、スマホを引き出しにしまうか、手の届かない場所に置いておくか。そうすれば、プッシュ通知やチャットメッセージが届くたび、スマホに目が行くこともなくなる。仕事でスマホを使うなら、上司やクライアントからの着信音を変え、それ以外の着信音が鳴ったときは出ないようにすればいい。

あえて脳を休ませる

休憩時間を全て返上しなければ、退社時間は早められないと思うかもしれないけれど、それは間違い。少しでも頭を休ませてあげないと、生産性は低下する。『Works a Bitch and Then You Make it Work』の著者でキャリアコンサルタントのアンドレア・ケイいわく、短時間のストレッチやウォーキングをしたり、少しの間デスクから離れたりすれば、体も頭もリフレッシュした状態で仕事に戻ることができるそう。また、ガーフィンクルの話では、90秒のダッシュを挟みながらウォーキングすると、脳が休まり集中力が再び高まるので、うっかりミスやイライラが減り、仕事がはかどるようになる。

事実上の「邪魔しないで」サインを掲げる

ここぞというときに同僚の世間話を聞かされたくなければ、ヨーストが言うように、あなたが邪魔されたくないことを何らかの方法で周囲に伝えればいい。パソコンに赤いポストイットを貼ったり、ヘッドフォンを着用したり、オフィスのドアを閉めたりすれば、悪気のない同僚に邪魔されることもないはず。

メール休憩をとる

ヨーストによると、どんな作業をしていても、メールの受信音を聞いた瞬間、私たちの集中力は途切れてしまう。メールを1～2通チェックしたところで、手元のタスクに支障は出ないと思うかもしれないけれど、タスクからメールへ、メールからタスクへと頭を切り替えるのは、膨大な脳力を要すること。そして脳力が低下すれば、仕事がはかどらなくなる。この厄介な問題を防ぐには、メールを一切チェックしない時間を20～30分ずつ、1日数回設けること。その間はメールの受信音を消したり、メールアプリ自体を閉じたりして、本当に集中力を要する仕事を片付けよう。

会議の時間を短くする

長引くことで有名な会議に大切な作業時間を奪われていることもあるので、ヨーストのアドバイスに従って、会議が長引くのを自主的に防いでいこう。まず、会議出席依頼を受けた段階か定例会議の前日に、オーガナイザーから会議のアジェンダを入手すること。それがないなら自分が作ると申し出て、参加者が脇道に逸れるのを未然に防ぐ。あなたの提案にオーガナイザーが興味を示さない場合には？ 可能なら、自分には会議を絶対に終えるべき時間があることをオーガナイザーに伝えよう。

ときには手放す

ガーフィンクルによると、たまにはあなたも「たぶん全部は終わらない」という事実を受け入れるべき。自分を追い込んでも精神的に辛くなって、凡ミスが増えたり、体調を崩したりするだけなので、無理せず仕事を翌日に持ち越すことが大切。「できるところまで頑張った。明日もあるから大丈夫」と自分に言い聞かせよう。

※この記事は、アメリカ版ウィメンズヘルスから翻訳されました。