NGな待ち合わせ場所も？「アポ・待ち合わせ」のビジネスマナー

「取引先との打ち合わせが社外になってしまった」「直前にキャンセルせざるを得なくなってしまった」という状況は多くの人が経験したことがあるのではないでしょうか。そんないつもと違う状況にもスマートに対応できるようにしたいですよね。

そこで今回は、マナー講師であり『NPO法人 日本サービスマナー協会主催 敬語力検定 1級』の筆者がアポイントを取るときにおさえておきたい基本のマナーを4つご紹介します。

1：アポ取りの方法をおさらい

待ち合わせの約束は手順があります。ここでは電話でのアポ取りを紹介しましょう。

まずは電話をし、挨拶をして名乗ります。そして約束する相手の氏名と部署名を伝え、取り次いでもらいます。相手が出たら面談を希望していることを伝え、「◯◯の件でご説明に伺いたいのですが、お時間をとっていただけますでしょうか」とオファーします。

快諾されたらここではじめて相手の予定や待ち合わせの場所を決定します。なお待ち合わせはここでは詳細に決めず、メールなどで後から連絡しても構いません。時間が決まれば最後に「それでは◯日の〜時に◯◯でどうぞよろしくお願いいたします」と確認をし、電話を切りましょう。

2：待ち合わせ場所の選び方

会社訪問ではなく、社外での打ち合わせとなると、よりスムーズに打ち合わせできるように準備が必要です。

待ち合わせ場所は、駅の改札口やホテルのロビーなどが一般的。駅の待ち合わせは複数の改札があると迷ってしまうことも考えられるので、お互いによく知っている駅にしたほうがいいでしょう。

改札前待ち合わせの場合は新西口や西口、中央西口など……混乱しやすい駅もありますので、省略せずに伝えるのがベター。有名な建物やお店の前、駅前の喫茶店もわかりやすいのでOKですが、いつも混んでいる店や広すぎる場所はお互いを探しにくいので控えます。チェーン店も駅周辺に複数ある場合があり、間違えやすいので注意しましょう。

2：事前に伝えておくべきこと

集合場所を事前に相手に伝えるのも大切です。待ち合わせ場所の地図と連絡先をメールやFAXで送っておくと親切です。

最近では地図のURLだけ送る人も増えているようですが、連絡が直前になってしまった場合などは特に、URLが開けない状況にいることもあります。わかりやすい言葉での説明を添えるのも気遣いですよ。

4：緊急事態の場合は？

電車の遅延やさまざまな理由で約束の変更やキャンセルをせざるを得ない場合もあります。そんなときは必ず先方に、お詫びと簡素な理由を述べて新たにアポを取ります。

ここで長々とキャンセルの理由を説明するのは控えましょう。「誠に申し訳ございません、代理で急な出張が入りまして、お約束の変更をお願いしたいのですが」などとするのがスマートでいいでしょう。

また当日に遅れる場合は、お詫びとともに具体的には何分くらいに着くのかを伝えます。「なるべく急ぎます」など具体性のない連絡は厳禁です。

待ち合わせやアポイントは相手の立場に立ってスムーズに進められるように心かけたいものですね。

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※ Graphs、まちゃー / PIXTA(ピクスタ)

【参考】

※ 住友淑恵（監修）『デキる!男のマナー事典―ビジネス&プライベート』（西東社）

※ 真山美雪『カンペキ！女性のビジネスマナー』（西東社）