あなたは大丈夫？ ビジネスメール、好感と不快感の分かれ道

あなたは大丈夫？ ビジネスメール、好感と不快感の分かれ道

もはやメールがなければ仕事が成り立たないくらい、メールはビジネスに欠かせないツール。なんの疑問もなく日々、送信しているかもしれませんが、実はマナー違反になっていたり、相手に不快感を与えている可能性も…。そこで今回は、相手に不快感を与えるNG例と、好印象を与えるビジネスメールのポイントをお伝えします。

●メールの書き方やペースを相手に合わせる

メールのスタイルは、人それぞれ。電話よりもメールを重視する人、メールを送ったあとに、すぐ電話でフォローを入れる人、宛名やあいさつ文を省略して、用件だけをチャットのような感覚で伝える人…。

メールにも最低限守るべきビジネスマナーはありますが、それを踏まえたうえで、相手のスタイルに合わせてみましょう。

たとえば、本文の宛名を毎回、社名から部署名、名前まできっちり表記し、かつあいさつ文も丁寧に書いている人であれば、こちらもそれに合わせた形式でメールを送るようにします。

逆に、「○○様」と名前だけを簡潔に書く人であれば、こちらも失礼のない範囲で合わせます。相手は自分のスタイルに合わせてくれているため、無意識のうちに心地よさを感じるはずです。

また、メールの返信の頻度にも注意を。こちらが送ったメールにすぐ返信してくれる人は、自分が送ったメールに対して長時間反応がないと、ストレスを感じる傾向があります。すぐに返信できない内容や状況であればその旨を記載し、「改めてご連絡いたします」と、受信したことだけでも伝えるようにしましょう。

●件名は、ひと目で用件がわかるように

件名の書き方1つでも、相手に与える印象は変わります。

人によっては、1日に膨大な量のメールをチェックしています。少ない人でも数十通は当たり前の時代。件名は、相手がひと目で用件がわかるよう工夫しましょう。件名を見ただけでは用件がわからず、本文を読んでやっと内容を理解できるようなメールは相手にとって大きな負担になってしまいます。

ありがちなNG例は、「株式会社○○の○○です」と自分の名前だけを件名に入れたり、「先日のお打ち合わせについて」と、どの案件のことを言っているのかわからないパターン。これでは、後日メールをさかのぼって確認するときも、１つ１つ本文をチェックしなくてなりません。検索機能があっても、絞り込みにくいものです。

心がけたいのは、件名が本文の要約になるようにすること。たとえば、冒頭に「【○○の件】」と案件名を表記し、そのあとに「打ち合わせ場所の変更可能でしょうか」といった具体的な用件を記入します。メールを開く前に要件がわかるのがベスト。これは相手にとって親切というだけでなく、メールを開くストレスがないので、早くレスポンスをもらいやすいという自分にとってのメリットもあります。

なお、返信メールの件名をどうするかは、使っているメーラーや振り分け機能などで利便性が異なります。ポイントの1つ目と同様に、相手が書き換えていれば書き換える。書き換えていなければ書き換えないのがベターでしょう。

また、書き換える場合でも、すべて書き換えてしまうのはNG。「承知しました Re：打ち合わせ場所の変更可能でしょうか」というように、元の件名の前に一言加え、どの件への返信ががわかるようにすると良いでしょう。

●初対面の人には24時間以内にお礼メールを

初めて会った人に自分の印象を残したいのであれば、24時間以内にお礼のメールを送りましょう。

ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスの研究によれば、人は24時間で74％の物事を忘れていくそうです。ただし、24時間以内に一度、復習すれば、その後、それを思い出すのにかかる時間を短縮できるとのこと。

これは筆者の実体験ですが、24時間以内にお礼メールを送った人は、１カ月後に再会したときにも、すぐに自分のことを思い出してくれました。一方、１週間後にお礼メールを送った人は、20日後に再会したにもかかわらず、覚えていてもらえなかったのです。

とはいえ、ありきたりの社交辞令メールはNG。会ったときの印象的な会話や出来事など、その人について「しっかり覚えてくれていたんだ」と思わせるような一言を書き添えるのがコツです。たとえば「○○さんのおっしゃった○○という一言がとても印象的でした。おかげで私も頑張ろうと思えました」というように。これだけで印象がグッと良くなります。

初対面の相手だけでなく、上司にごちそうしてもらった翌日や、取引先との接待に参加した翌朝にお礼メールを送るときも同じようにするといいでしょう。

ちょっとした気遣いで相手への印象が変わりますから、ぜひ試してみてください。

＜文／営業スキルアップコーチ安部宥志＞