好印象なビジネルメールとは？マナーも思いやりも抜かりない書き方教えます！

毎日、何十通も送るメールだからこそ、事務的ではなく、相手を思った気配りをお届けしたいもの。見た目だけでなく文章からレディになれる知っておくべきマナーをご紹介。

ビジネスメールの基本は、型に従うこと。端的で情報がわかりやすいことが大事です。

会社名は省略しないこと。やりがちなのが二重敬称。「○○部長様」など、肩書のあとに敬称をつけないように。「部長〇〇〇〇様」とフルネームで正式に。

メール文は、わかりやすく簡潔に書くことが基本。どうしても本文が長くなってしまうときは、本題に入る前にメールの目的を「前置き」として伝えるのが親切。

1行は30字まで、ブロック単位で改行し空間をつくると読みやすい印象に。さらに重要な部分は、箇条書きにして記号や数字をふるなど工夫を。

追伸は目上の方にはNG。やる気を伝えるための「！」は、ビジネスシーンでは軽率な印象になるので注意。親しみある気持ちを込めたいときは、「♪」を使うと女子力もアップし柔らかい印象に。

ここでもっと好感度UP！

挨拶文を工夫していつもと同じを避ける

常に「お世話になっております」の定形文では味気ないです。相手との関係性やTPOで挨拶を使い分けましょう。久しぶりの方には、「大変、ご無沙汰しています。いかがお過ごしですか？」。はじめての人には「突然のメールで失礼いたします」など。挨拶文のバリエを増やして。

最後に相手を思いやる言葉を添えて

ビジネスでは簡潔さが求められますが、締めの言葉がないと冷たい印象を与えてしまいます。「時節柄、ご自愛ください」など、相手を思いやる言葉を添えると受け取る側の心証は大きく変わります。なんでも「よろしくお願いいたします」で締めると機械的な印象に。

教えてくれたのは

マナーコンサルタント

西出ひろ子先生

国会議員などの秘書を経てマナー講師として独立。ドラマや女性誌でのマナー監修、著書本も多数発行し累計は100万部以上。近著に『誰からも愛され、信頼される人になる！気くばりにいいこと超大全』(宝島社)。

参考にした書籍は

『すぐに書けてきちんと伝わる気くばりメールはじめました！』

掲載：美人百花2022年8月号「高感度を高める気配り上手なメール＆LINE文講座」