リモートでも好印象を！今だからこそ気を付けるべき「電話＆メール」のマナー

リモートワークが多くの企業で導入され、電話やメールで取引をする機会が増えた方は多いのではないでしょうか。相手の顔が見えないからこそ、言葉の表現やマナーが重要になってくる電話やメールでの対応。

そこで今回は、マナー講師に聞いた“リモートだからこそ”の気を付けるべき電話＆メールマナーについてご紹介します。

「～してください」というのではなく、「～していただけませんでしょうか？」と言われるほうが相手も気持ちよく受け入れられます。

「できません」「ありません」「わかりません」という否定的な言い方は、きついイメージを与えます。「できかねます」「他の物ならございます」など、言い方を変えるだけで相手に与える印象がガラリと変わりますよ。

「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「お手数おかけいたしますが」など、表現を柔らかくするために上手く使うことがポイント！

電話をかける時間帯も配慮をすることが大切。たとえば、出勤時間直後やお昼休みの時間帯は避けるのがベスト。また、話が長くなりそうな電話の場合は、退社の時間間際にかけない配慮もときには必要です。

担当者の携帯電話に直接電話をするときに、留守番電話だった場合は、必ずお名前と用件を伝え「またお電話いたします」と一言伝えておくと、やり取りがよりスムーズになりますよ。

ここでは電話応対で使いがちな間違いフレーズをご紹介します。

NG1：「山田さまでございますね」

OK：「山田さまでいらっしゃいますね」

「～ございます」は丁寧語。自分が名乗るときに「山田でございます」と使いますが、相手側の場合は尊敬語の「いらっしゃる」を使いましょう。

NG：「佐藤部長様と10時にお約束しております」

OK：「部長の佐藤様（佐藤部長）と10時にお約束をしております」

訪問先の受付で電話をする際に名前の後に役職をつけると、それ自体が敬語なのでさらに「様」をつけると二重敬語になってしまいます。

NG：「課長にお電話をするようにお伝えしておきます」

OK：「課長にお電話を差し上げるように申し伝えます」

「お伝えしておきます」は、課長に対する謙譲語であり、目上として扱うべき相手はお客様です。課長や部長であっても、お客様にとってはあなたの会社の一員ですので「申し伝えます」と丁寧語を使うのが適切です。

NG：「安藤部長がよろしくと言っておりました」

OK：「部長の安藤がよろしくと申しておりました」

「言う」のではなく丁寧語の「申す」を使います。「安藤部長」も敬称ですので、「部長の安藤」もしくは「安藤」と名前だけにするのが適切です。

たとえば、「株式会社ABC」を「（株）ABC」と略さないように書きましょう。部署名の場合は、「営業部営業第1グループ部長山本太郎様」を「営業山本様」と勝手に略すのは失礼にあたります。

名刺やメールの署名通りに書くことが鉄則です。

返信ボタンを押すと、件名の頭に「Re：」がつきますよね。これは返信の意味なので、件名はそのままして変更・削除しないようにしましょう。

何度もメールのやりとりをして同じ件名のメールが何通にもなる場合は、文末に番号をつけると見返すときなどに便利。たとえば、「Re：新規プロジェクトの打ち合わせの件（3）」「Re：新規プロジェクトの打ち合わせの件（4）」と補足すると、相手にもわかりやすくなりますね。

メールでの用件は、短く簡潔にまとめるのが鉄則。長くなる場合は、文章にして添付する工夫をしましょう。一行は30文字を目安に、区切りのいいところで改行をいれるのがベター。

相手の顔が見えないリモートだからこそ、相手を思いやる気持ちとおもてなしの心を忘れずに。

相手を意識することで、与える印象もより良くなりますよ！

【画像】
GaudiLab、SFIO CRACHO、 Farknot Architect、wichayada suwanachun /Shutterstock