デキる人の差はここに!? 打ち合わせ前後に忘れず送りたい「ビジネスメール」の正解

打ち合わせ前のリマインド、どのように対応していますか？「催促していると思われたら……」と迷ったり悩んだりしている人も多いはず。

そこで今回はマナー講師の桜美月さんに、打ち合わせ前後で送っておきたいビジネスメールについて教えてもらいました。リマインドメールは、相手への気遣い・思いやりの一つでもありますよ。

リマインドとは、「思い出させる」「気づかせる」という意味です。催促とは、相手に要件を早く実行するように促すことを意味します。

リマインドは、ビジネス上では“再確認する”という意味で、ミスやトラブルなどを事前に防ぐための重要なメールです。

リマインドメールを送るタイミングは、シーンによって違います。たとえば、はじめて打ち合わせをする場合には、前日の午前中までには送りましょう。重要な打ち合わせや会議などは、2～3日前がベスト。

事前に資料などの提出期限がある場合は、約一週間前に連絡をしておくと丁寧ですよ。

件名は簡潔に具体性を持って書きましょう。

例えば、「3月1日の〇〇の打ち合わせの件」や「【ご確認のお願い】3月11日の〇〇会議の出欠について」のように、一目でわかるように書きましょう。

いつも大変お世話になっております。

株式会社ABCの山田です。

3月1日の〇〇営業会議の日程が近づいてまいりましたので、改めてご案内させていただきます。

日時：3月1日（月）10時～
場所：弊社
内容：新発売の販売促進について

当日は、私と弊社営業部長〇〇が同席の予定でございます。

ご多用のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

社内・社外関係なく打ち合わせをしたときには、時間をとってもらったことへのお礼としてメールを送りましょう。そして、次のアクションを伝えることによって、今後の仕事をよりスムーズに進めることができます。

お礼は、スピードが命です。打ち合わせ後の当日中、遅くても翌日の朝、出社後すぐにお礼のメールを送りましょう。お互いの気持ちが冷めないうちに感謝を伝えることが大切です。

今では、メールのコミュニケーションで印象が決まる時代です。リマインドメールや打ち合わせ後のお礼メールを上手く使えば、あなたの誠実さが相手にも伝わり、よりよい信頼関係を構築できるはずですよ。

【画像】
※rawf8、DG PhotoStock、fizkes / Shutterstock