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たわいもないやりとりが励み☆ テレワークをうまく進めるコツやアイデア

  • 2020.5.14
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どうしたら上手くいくの!? テレワーク

「オンとオフのメリハリがつかない」「仲間に会えなくて孤独感がつらい」「Web会議が活性化しない」。急きょテレワークになった人からは、戸惑いの声も…。そこで、上手く進めるための方法を探ります!

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出典:シティリビングWeb
そもそもテレワークとは?

普段働いている場所から「離れて(テレ)働く(ワーク)」。ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことで、働き方改革の中で注目されていましたが、社会情勢を踏まえ、導入を急ぐ企業も増えているよう。

愛知県労働局労働福祉課では、テレワーク導入のポイントや導入している企業の事例を紹介するマニュアルを作成し、導入をサポートしています。

https://www.pref.aichi.jp/rodofukushi/aichi_telework_manual_202002.pdf

教えてくれた人

●スノーピークビジネスソリューションズ

GIS事業部プロデュースチーム シニアエンジニア 糟谷依子(かすやよりこ)さん

「テレワーク歴3年で週3勤務。東京に引っ越した後も業務内容は変わりません。岡崎にある本社に行くのは基本月1回程度。外出の自粛をしている今は社員全員が在宅環境です」

●オカムラ 中部支社

マーケティング課 セールスプロモーションセンター 河田佳美(かわだよしみ)さん

「オフィス家具メーカーで、共創空間『Cue( キュー)』の企画運営を担当。新型コロナウイルス感染症の影響で、週5日フルで在宅勤務をしています」

メリハリ☆ワークのコツ

□生活リズムはそのまま。同じ時間に起きて、就寝しよう

□いつも通りの身支度をしよう

□通勤時間分は、気持よく過ごすための時間にしよう

・読書

・散歩

・ストレッチ

・ゆっくり朝食

□今日やることを書きだして、優先順位を付けよう

□こまめに休憩を。座りっぱなしに気を付けよう

・定期的な水分摂取

・トイレ休憩

□同居家族と、スケジュールを共有しよう

・始業就業

・会議

・休憩時間

・家族のタイムスケジュール

□就業前に今日の仕事の振り返りをしよう

・身支度の後に家事をして、天気のいい日に布団を干すのがいい気分転換です。BGMや香りなど、仕事に集中できる快適な空間づくりもポイント。(糟谷さん)

・出社しているときと全く同じでは、息苦しさを感じてしまうことも。洋服はいつもより少しラフなスタイルに。リフレッシュのために、おやつの時間も作っています。(河田さん)

教えて! 社内コミュニケーション☆アイデア

オンラインランチもおすすめ!

私たちの会社では毎日、昼礼(お昼の朝礼のような社員全員で行う情報共有会議)をビデオ通話で行います。

メンバーの表情が見られるので元気が出ますよ。

全員が在宅環境になってからは、私のチームでは“バーチャルルーム”と称した常時通話を接続しておくWeb会議室を作りました。他の会議がないときはバーチャルルームに入って話しかけやすい環境をつくり、相談や雑談をしています。

試しにランチタイムをビデオ通話状態で、みんなで一斉に取りました。まるでいつもの会社でのランチタイムのように楽しく話すことができました。ぜひ、おすすめしたいです。(糟谷さん)

たわいもないやりとりが励み

週に2~3回、朝の始業時間に同じ部署のメンバーとビデオをつないで会話をします。仕事の進捗状況などを報告していますね。

同じ部署のメンバーのチャットグループに「日常のこといろいろ」というグループを作りました。内容は日常のたわいもないこと。お昼ご飯の内容を報告したり、今日起きたことなどを書いたり。

こんなときだからこそ、普段職場では話さないようなことをテーマに盛り上がるなど、チャットをコミュニケーションツールとして使い、楽しむことも大事だと思います。(河田さん)

活性化しないWeb会議をどうすれば?

通話環境を整えてスムーズに

「対面の会議より発言が少ない」「進行がうまくいかない」など、いろいろな理由があると思います。

まずいえるのは4つ。

・可能なメンバーはビデオ通話にし、表情がお互いに見えるようにすること。

・参加者全員がWeb会議自体に慣れること。

・音質、音声トラブルを極力減らすために慣れること。

・時間ピッタリにWeb会議室に入室せず、5分前から入室しておくこと。

意識して改善した方がいいのは、音質や音量、通話環境。開始前には音声テストをしましょう。

そして、メンバー全員がWeb会議の利用頻度を上げるとスムーズに使えるようになります。

雑音が多い場所でWeb会議に参加する場合は、話すとき以外マイクをミュートにするなど、切り替えが上手にできるようになることも重要ですね。(糟谷さん)

事前レクチャーでやる気アップ

Web会議に抵抗ある人が多いと思うので、事前に「Web会議使い方講座」など、Web会議に関するレクチャーがあったり、Web会議コンシェルジュを置いたりすると、やろうという気持ちになれると思います。

逆にWeb会議に慣れてしまうと、だらだらやってしまうので、時間を制限して開催したり、Web会議だからこそお互いの顔を見て真剣に取り組んでいることを共有したり、お互いの反応が見られるようにするといいのでは。

会議でのちょっとしたイラっとすることや、もたつきをなくすためには、ルールを徹底したいですね。

例えば、他の人が話しているときはミュートにする、質問などがあるときはチャットに入れるなど。議題を事前に共有して、何のための会議で、何を決めるのかを全員が理解して臨むことも大事です。(河田さん)

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